02-AMT集团内训_图表说话和个人知识管理.ppt

2000-5-10 AMT－企业资源管理研究中心 贾文玉 目录 演示与汇报的基本流程 给谁看? 目的是什么？ 主题是什么? 表达过程的常见问题 方案展示的四个原则 自上而下 先从结论讲起，说明问题的全貌 直接说明中心思想 层次清晰 把相关性议题在一个章节内说清楚 分清楚议题的层次 结构简单 表达的结构越简单越好 重点突出 不要试图传递过多的信息 要把最想传递的信息突出出来 结构化表达原则之一：自上而下 分析过程是自下而上的，表达过程是自上而下的 要正确的区分建议、结论、观点、事实 自上而下的表达原则：结论必须与目的互相呼应 目的 对象 时间 标准 方法 为什么要从结论说起？ 结论的要诀：TOPS 原则之二：层次清晰的表达原则 自底向上与自顶向下方法结合，建立结构，完善内容 起点：不完全信息：结构不清晰，内容散乱 形成结构：根据部分要点，逐渐形成结构 填充内容：根据结构，搜集材料，充实内容。微调后成为完善的结构，完善的内容 顿悟与渐悟 如何建构：分析准备过程本身要有逻辑 归纳 从特殊到一般 第一只乌鸦是黑的，第二只乌鸦是黑的，……所有的乌鸦都是黑的（天下乌鸦一般黑） 演绎 从一般到特殊 所有的乌鸦都是黑的，听说那是一只乌鸦，所以它是黑的 金字塔结构的检验原则 构建金字塔的有力工具：Mind Manager Mindmanger简介 Mindmanger主要是基于“脑图”这个观念的所设计的软件，这个软件有许多年的历史，已经发展出许多附加的功能，可以方便我们进行visual thinking，还可以用来进行brainstrom，项目管理等多方面的工作。 Mindmanger的优点 ?1．与MS的office系列软件有很好的整合性，可以与word、outlook、powerpoint、project的文件实现相互转换 ?2．有强大的会议功能，也就是说可以通过网络把分布在各地的会议参与者组织起来进行brainstorm ?3．还拥有其他同类软件所不具有的优点： ?A． 拥有很好的notes功能，可以方便我们对信息进行说明、笔记，最重要的是Mindmanger是所有同类软件中对中文支持最好的一个。 B． 链接功能强大，Mindmanger通过快捷方式的方法链接信息,可以直接链接多种类型的文件。在信息的组织链接过程中自然形成一个知识地图。 C． 输出形式多样，mindmanager的可以以jpg、bmp、word、ppt等格式输出文件。 原则之三：结构简单的表达原则 表述的结构越简单越好 最简单的结构、最容易记忆的结构是 “三” 将一个中心议题从三个方面展开 使“三点”有清晰的逻辑关系 使用MECE原则检验三点是否正确 如何能变的简单：80/20原则 核心思想 MECE检验后进行“亮点检验” 突出重点，关注“关键的少数” 基本原理 2-8原则可以说管理学上的最重要的一条原则。一个问题可以分解成许多因素，这些因素都或多或少地影响这个问题的产生，但是这些因素之中，只有一少部分决定这个问题的影响程度 身边的80/20原则 细心观察一下我们周围发生的事情，就会惊讶地发现这一条真理不断地在我们身边得到印证。 公司的80%的利润来自于20%客户；公司的80%营业额来自于20%销售人员；企业员工的80%抱怨来自于20%的问题…… 80/20原则在演示过程中的体现 保障重点突出，有亮点－－避免“全面而肤浅” 剪枝，挑选关键问题 咨询报告要重点突出，突出最重要的内容，强调最想强调的观点 管理中的80/20原则：20％的库存材料占用了80%的资金－ABC分类 …… 原则之四：重点突出的表达原则 演示汇报的80/20原则 抓住问题的关键 重点突出VS面面俱到 断其一指VS伤其十指 MECE检验后进行“亮点检验” 核心思想 突出重点，关注“关键的少数” 原则之四：重点突出的表达原则 任何时候都要突出重点 最希望别人知道的 最希望别人记住的 最想向别人传递的 能够吸引别人的亮点 创新和构思 开头非常重要 整个演示的设计非常重要 重点突出的正确应用 在正文前面加上摘要 将大量的数据放到附录里面 每一页PPT必须有非常清晰的重点 每一个图形必须有非常清晰的重点 重点突出的错误应用 过多的动画 过多的剪贴画 过多的幻灯片切换 希望在短时间内传达大量信息 如何结构化的回答 回答问题是在既定范围的表达，但是也不能仅仅对于提问的人给予简单的确认 不是简单的是否 给出回答问题的范围 给出可能的方案和你倾向 如何进行结构化的听 听的目的在于能够准确把握发言者的观点、所列举的事实和其潜在的态度 判断是否能有效的理解最好的办法是按照逻辑树将发言人的内容进行复述 记录的主要手段是利用逻辑树 如何进行书面表达