主管培训三.ppt

個案研討 個案2：職務認知不一 個案描述 陳小姐是某廣告公司的美工設計人員，負責業務一部的客戶廣告稿之設計，來公司已屆兩年。平常案件不少，但多屬小案件；她常私下向同事抱怨工作量太大。 某日，業務一部李先生與陳小姐的上司劉經理聊天時，談到陳小姐。李先生說，「貴部門陳小姐似乎工作負荷太大了，上週我們委託她進行的DM設計，好像還沒開始進行。」劉經理奇怪說道：「是嗎？我看最近她的案子並不多呀！」他又說，「下午我會跟她Review工作，順便看看你的稿件如何了。」（以下是劉經理和陳小姐的對話） （劉）：「陳小姐，目前妳手上除了固定特異的稿子，中興的三張色稿，以及華隆的DM之外，還有沒有其他的案件？」 （陳）：「嗯，大概就是這樣了。」 （劉）：「妳認為這件設計工作，大概需要幾天才能完成？」 （陳）：「我想，如果沒有其他案件臨時加入的話，至少需要三、四個工作天才可完成。」 （劉）：「依我看，這些最多只需兩個工作天即可完成，請問妳可不可以做到？」 （陳）：「什麼！兩天！…好吧，我盡量就是了。」 陳小姐回到座位後，就向鄰座企劃助理蔡小姐大吐苦水一番。說什麼上司認為她沒事幹，…兩天內要趕出七、八張稿子。 分析問題 對策研討 個案研討 個案3：職務交代不明之問題 個案描述 某公司事業處底下設有業務課及支援課，業務課有三位Sales。由支援課中之一位A小姐擔任助理，每天負責出貨打單作業，需在terminal前依Sales之訂貨單，在電腦出貨系統上輸入資料及印出貨單，作業較單調且旺季時忙碌不已。 部門因需自行進貨，向外採購，另多了項產品採購的工作，可自行獨立作業，工作較輕鬆亦由A小姐負責，後因部門業務擴張，出貨作業量增加並增加了一位Sales，於是招募了B小姐，協助A小姐，共同處理出貨作業。但A小姐以年資較久及採購工作日漸增多為由，而將出貨作業全數交由B小姐，致使後者一人支援四位Sales而大感吃不消，加上出貨單每日上午10:30即截單，致使作業常逾時而經銷商未能即時收到貨，B小姐也感工作量太多而顯得無效率。 如果你是部門主管，應如何處理？ 分析問題 對策研討 個案研討 個案4：健忘的困擾 個案描述 我有個難於啟齒的問題：健忘。 每次參加會議接受任務指派後，雖然我很想全力達成，但沒多久就忘了這檔事，以致弄得不可收拾。我的健忘帶給上司和同事相當大的困擾，如果不治好的話，可能會影響到我的前途。 我試過許多方法，像是寫在筆記本或其他能提醒我的東西上，但一點用都沒有，因為我會忘了翻閱筆記本。而且，當我在實驗室巡視時，會有許多構想，但總是忘了帶筆記本，請你給我一點建議？ 分析問題 對策研討 個案研討 個案5：指正部屬錯誤造成裂痕 個案描述 我最得力的一位部屬剛完成一件大案子，她做得非常好，可是，在她向我報告她所完成的案子時，我一眼就看到一個錯誤。我以一種很不高興的態度把錯誤指出來，但此案子的其他部分都做得非常完美。 後來，雖然我告訴她，她做得非常好，但我一開始的反應，卻破壞了我對她的讚美。她非常沮喪，而且自此之後對我很不滿。雖然我對她完成的這個案子，給她一份相當優厚的獎金，但未能使她消氣，而且她甚至考慮要辭職。我該如何彌補這一情況呢？ 分析問題 對策研討 ＃4.觀察工作進展，提供經驗指導 利用工作進度檢討會議，了解委派狀況 現場走動，主動關心及支持 針對工作品質、速度，提供個人經驗 鼓勵同仁主動發現問題及協調相關單位 了解工作進度時，避免造成部屬誤解 ＃5.聽取部屬報告，給予肯定讚賞 從工作報告中了解部屬用心及付出之努力 對於部屬回答不知道的事，鼓勵他主動去追查 報告中要重視數據表達的成果 對於部屬之成果及努力給予肯定讚賞 讚賞部屬的方法 感覺對方表現好時，就當場讚揚他 利用具體的事實，給對方讚許 指出所讚揚內容會帶來的效益 簡潔表達自己的感受 告訴對方你會再協助他，鼓勵他繼續努力 在眾人面前讚揚他 可藉由他人來間接讚揚對方 ＃6.瞭解部屬缺失，事實更正協助 定期一對一與部屬溝通，了解其狀況 依據工作標準，個別指出缺失之事實，立即加以糾正 鼓勵部屬坦然面對錯誤，自我反省 給予建設性的回饋意見，協助建立信心 糾正部屬的方法 發現錯誤時，當場指正 利用具體的事實予以指正 指出所糾正的事情有多重要 簡要說出自己的感受 告知對方你將協助他改正錯失 不可批評對方人格，應就其言行糾正 糾正後，不要再舊事重提（不翻舊帳） 授權與委派職責表 No 授權與委派職責項目 期望要求標準 A B C D E F 需要協助事項 1 2 3 4 5 6 7 8 授權程度不同 Level 1. 由主管指揮，僅分派部屬工作 Level