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检测实验室检测报告管理系统的设计要求及探讨 2262福建分析测试管理工作 检测实验室检测报告管理系统的设计要求及探讨 梁向群 (莆田市产品质量监督检验所,莆田,351100) 摘要:本文从介绍检测实验室工作流程和分析存在问题入手,详细论述检测报告编制和管理软件系统的设计 要求,探索出一种在符合实验室质量体系前提下报告管理系统的解决方案,并通过引入报告模板的概念 来增加报告编制的灵活性. 关键词:实验室;检测报告;质量体系;局域网;模板 DesignRequirementandDiscussionofLaboratoryTestReportManagementSystem LiangXiangqun (PutianCityProductQualitySupervisionandInspectionInstitute,Putian,351100) Abstract:Thistextbeginswiththeintroducingthelaboratoryworkf~owandanalyzestheproblemthatisexisting,de? tailedlydiscussthecompileoftestreportandthedesignrequirementofmanagingthesoftwaresystem,discoveringonekind ofsolutionundertheconditionofaccordingwiththelaboratoryqualitysystem,meanwhilebringintheconceptofreportcy- clostyletoaddupagilityofthereportestablishment. Keywords:laboratory,TestReport,QualitySystem,LAN,Cyclostyle 随着网络技术的高速发展,目前大多数实验室 一 般都建设了内部的局域网,并通过路由器接入II1一 ternet,实现内部资源共享及信息查询.少数实验室 也安装了商业软件来实现报告管理,但这些商业软 件要么不适合实验室自身的运作方式,要么不能符 合实验室质量体系评审准则的要求,不能充分利用 内部网络资源.本文按照实验室质量管理体系的 要求,论述了实验室检测报告的自动生成和管理的 设计要求,并探索了一个解决方案,以此来提高实 验室的管理水平. 1实验室检测工作的流程 实验室检测工作是对客户委托的样品进行检测,按 照IS0/IEC17025要求,整个检测工作的开始是从 样品接收,即样品进入实验室开始的,经过实验室 的检测取得数据,最后以检测报告的形式向客户报 告结果,其详细流程详见图一: 各岗位人员根据质量体系的要求各自履行职 责.在这个流程中,涉及的人员有业务接待员,样 品管理员,检测人员,报告编制人员,报告校对人 员,审批人员和报告归档和寄发人员.各人员在样 品的交接过程中都被要求签字确认. 2手工出具检测报告中存在的问题 目前,实验室出具检测报告过程主要是以手写 为主.报告编制人员根据原始记录编制报告底稿, 经校对和审核后交付打印人员打印,再由报告编制 人员校对打印稿,最后交报告批准人批准后发出报 告.这个传统的手段存在如下问题:(如图1) 2.1报告的时效性差. 按照IS0/IEC17025标准的要求,报告应该具 有足够的信息量.使用手写底稿一是所有信息不 能以简写或缩写形式出现,书写繁琐,工作量大;二 是有关客户和样品的信息已在业务接待时填写在 委托书或抽样单中,编写报告底稿时又要进行重 抄,重复劳动,费工费时;三是报告的审核批准等流 收稿日期:2005—6—2 作者简介:梁向群(1967一),男,工程师,业务部主任,主要从事实验室质量体系管理工作.E—mail:ssq05103@163.colin. 检测实验室检测报告管理系统的设计要求及探讨2263 转过程仅仅以底稿等书面材料为单一依据,由于种 匝匦亘 报告校对 报告打印 报告批准 报告发出,归档 图一检测工作流程图 种原因经常会发生交接上的遗忘问题,审批人员把底稿压 在手上没有及时传递到下一个环节,严重影响了报告的及 时性.这就使得出具报告的周期延长,同时也浪费了实验室 的资源,影响了报告的时效性.2.2报告的管理不便 使用手写出具报告一般是在报告发出后形成报告登记 表,而在检或未检的样品只能在样品登记表或委托书,抽样 单中查找,而这些信息是零散的,不关联的.这就造成管理 上的不便:一是报告的唯一性标识即报告编号不好控制,会 出现报告编号重号或漏号现象,而报告