信息权限管理(IRM)工具简明使用.docVIP

信息权限管理(IRM)工具简明使用教程 目录 信息权限管理(IRM)工具简明使用教程 1 目录 2 1. 概述 3 1.1 关于信息权限管理工具 3 1.2 关于本简明使用教程 3 2. IRM功能简介 3 2.1 使用范围 3 2.2 权限介绍 4 3. 操作指引 4 3.1 IRM在Word、Excel和PowerPoint中的使用 4 3.2 IRM在Outlook中的使用 8 4. 注意事项 15 概述 1.1 关于信息权限管理工具 欢迎使用信息权限管理工具, 简称IRM (Information Rights Management)。IRM是微软开发的一种持久性的文件级保护技术, 允许文档作者对有权访问和使用文档或电子邮件的人员加以指定，并且能够保护信息不受未经授权的打印、转发或复制。 关于本简明使用教程 本简明使用教程介绍了IRM的基本使用方法，比如如何制定阅读人员，如何实现防止打印、复制等功能。 IRM功能简介 2.1 使用范围 IRM支持Office2003专业版中的Outlook、Word、Excel和PowerPoint。 (备注: (1) 不支持Project 和 Visio; (2) 不支持Office其他版本 (提示: 查看Office版本方法: 打开Word (帮助(关于 “Microsoft Office Word”, 查看是否有如下Microsoft Office Professional Edition 2003 字样。 2.2 权限介绍 IRM可以对一个人、几个人或一个群组、几个群组进行权限控制。它可以提供的权限包括如下： Outlook 2003 Word 2003/Excel 2003/PowerPoint 2003 只读(不能转发、打印、保存或者复制) 完全控制 修改内容但不可打印 浏览(不能打印，保存或复制） 浏览(可复制) 打印 文档期限 通过Email请求权限 操作指引 IRM在Word、Excel和PowerPoint中的使用 设置完全控制权限 (备注: 文档接收人将有与作者相同的权限:可以随意修改、保存、复制、打印等。 点击 “文件” (“权限”，选择 “不能分发” 在弹出的“权限”对话框中，选择“限制对此文档的权限” ( 在“读取”权限处，输入AD用户名（比如:user@）( 点击“其他选项….”。 3. 选择接收人，在下拉菜单中选择 “完全控制”，点击确定，接收人就拥有了和作者一样的权限。 3.1.2读取权限 (备注: 通过设定这个权限，对方只可阅读此文档。 点击 “文件”( “权限”，选择 “不能分发” 在弹出的“权限”对话框中，选择“限制对此文档的权限” ( 在“读取”权限处，输入AD用户名（比如:user@）( 点击“确定”。权限设置完成。 3.1.3 设置读取、打印、复制权限 (备注: 通过设定以下权限，对方不但可以浏览文档，还可以打印、复制，但不可修改。 在弹出的“权限”对话框中，点击“其他选项…” 在弹出的新窗口中，选择所需接收人，然后选择“打印”和“复制”权限, 点击“确定”. IRM在Outlook中的使用 邮件体的权限设置 点击 “文件”( “权限” ，选择 “不要转发” 邮件体上方出现灰色横幅，表示此邮件已被设置 “不要转发”. 附件的权限设置 对附件(可为Word 2003、Excel 2003和PowerPoint 2003)进行权限设置分两种情况: 情况1: 在邮件体设为“只读”之前，附件没有进行任何权限控制，附件就会继承邮件本身的权限，变成“只读”。 情况2: 在邮件体被设为“只读”之前，附件已经进行了权限控制，附件依旧保持原来的权限，不会被改变。 具体示例如下： 点击 “文件”( “权限” ，选择 “不可转发”, 此邮件不可转发、复制、打印 2.添加附件于邮件中。(Test4.xls:可以修改和打印; Test6.doc:没有设置控制权限) 对方接收到邮件后: 1. 对方收到Test4.xls后，仍旧保持原有权限，可修改保存。 对方收到Test6.doc后，文档只可浏览。 3.2.4 设置更改相关权限 设置更改权限 (备注: 通过设定更改权限，对方可以读取、编辑和保存修改的文档，但不可打印。 点击 “文件”(“权限” ，选择 “不可转发” 在弹出的“权限”对话框中，选择“限制对此文档的权限” ( 在“更改”权限处，输入AD用户名（比如:user@）( 点击“确定”. 设置更改、打印权限 (备注: 通过设定更改、打印权限，对方可以读取、编辑、打印和保存修改的文档。 在弹出的“权限”对话框中，点击“其他选项…” 在弹出的新窗口中，选择所需接收人，然后选择“打印”权限, 点击“确定”. 3.2.5 查看自己权限和请求更多权限