公文地写作和处理.ppt

现代的公文特定用语，已基本规范化、定型化，具有含义的确定性。它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的语体风格。 歧义是指语句可形成其他解释的一种语言现象。在汉语中是一种正常现象，不能说是语病。在文学作品中经常有意使用这一现象，以增强艺术感染力。而在相声中普遍利用这一现象抖包袱。但我们不得不指出，在更多的情况下，歧义现象确实有害。这在主要用于事务处理的公文，特别是法律、法规、规范性文件中，其危害的程度尤深。所以，公文中必须杜绝歧义，即所用词语只有一个明确的意思，不能有几种解释。语言表达产生歧义主要有这样几种情况 ①滥用方言： 如马铃薯在方言中有土豆、山药、洋芋等名称，而这些名称在其他地方又有其他意思。因此公文中应统一规范为马铃薯。 再如：搞定、咬耳朵 ②滥用口语： 人们在口语中常使用一些结构简单的省略句式，在面对面交际的特殊语境条件下，这种省略并不影响表意的精确，但如果盲目将它们套用在书面交际的公文中，就不可避免地出现歧义。如口语中可以把“我非去一趟不可”省略为“我非去一趟”，但如果把“非坚决按市政府的指示办不可”在公文中省略为“非坚决按市政府的指示办”就会有歧解。 ③使用不规范的简称： 不规范简称给公文带来的歧义主要源于这些简称词本身在脱离语境和精确背景资料情况下的高度不确定性。“人大”在没有精确交代语境的情况下可理解为“中国人民大学”，也可以理解为“人民代表大会”。一个单位全称为“ⅩⅩ市劳动与职业教育研究所”简称为“ⅩⅩ市劳教所”，意思就全变了。不规范简称给公文造成的歧义，往往不仅仅是出点笑话，如果用“国家交通运输部”去称与“中华人民共和国交通运输部”，在法律意义上，公文作者对其所作的有关意思表示就将是无效的，因为在法律上不存在这样一个“部”，谁也不能、不需要用这样的名义去承担责任，履行义务，行使权利。 ④误用褒贬词语 公文中错误地选用了褒义词或贬义词也会造成歧义。公文中使用带褒贬色彩的词语是为了更鲜明、简洁地表达作者的立场，如果出现误用，将使阅文者难以准确理解作者的真正立场。如“科研所创新了管理制度，许多单位纷纷效尤”一句，“创新”与“效尤”一褒一贬，阅文者对作者的态度的理解，就既可以看作肯定，也可以看作是否定。 再如：翻天覆地（的变化）——（闹了个）天翻地覆 可以理解为一个单位的几个领导 可以理解为这部著作是介绍英国情况的权威性书籍，也可以理解为介绍的是英国的一部有权威的著作。如果作者的本意是前者，应当把“一部”提到前面。 在这里，由于“和”字的词性究竟是连词还是介词很难分辨， 因此语句就同时有了完全不同的意思：如果作连词用，其句义就是作者分析了A、B两个企业集团双方的竞争策略特点；而如果作介词用，则句义为作者分析了A企业集团的竞争策略特点。 “请示”前的助词“的” 被略去后，句义至少有两个：一是同意你局的那份请示；一是同意你局作出请示。 由于主语或宾语的残缺，使句义至少有三种：局里拨给总公司一批，总公司又转而拨给了分公司；局里拨给总公司、分公司各一批；局里拨给总公司一批，又调回拨给了分公司。 “我们要学习文件”一句所以有至少三种句义，其原因主要在于“要”“学习文件”都是多义的，它们同时出现在一个句子中形成多种语法关系，按不同的关系去解释就有了完全不同的理解。“要”作一般动词表示“索取”，作能愿动词则表示“应该”“打算”；“学习文件”可以是偏正词组，表示供学习的文件，它也可以是述宾词组，表示学习和学习的内容。 公文语言的准确主要是用词的准确，即选用能如实地反映本意的词语。公文用词准确除了不用有歧义、令人费解的词外，关键在于选用最恰当、最能表达特定事物的词。要尽量做到除了这个词，任何其它的词对这个事物的表达都不能这样确切、圆满，恰到好处。做到这一点很不容易，必须在词语的锤炼上下功夫。 为了把公文表述得准确，下笔前要对同义词的词义仔细加以辨别，正确区分出它们的微妙差别，进而选用最贴切、最精确的词。主要辨明以下几方面的细微差别： 一 是词义的侧重不同：如想念──惦念。 二是语义的轻重不同： 如成绩──成果──成效──成就。 三是语义的范围不同： 如战斗──战役──战争。 四是使用对象不同： 如爱护──爱戴。 * 六是隶属不清。 分不清“批转”、“印发”、“转发”三者之间的隶属关系和词性。 “批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。