《企业行政管理实训》模块8任务3案例1.doc

【案例】 关于行政办公用品的管理，一些一线行政管理人员提出了一些具有典型性和代表性的问题，请阅读材料后，按要求完成实训作业： 材料1：最近老板在严抓行政费用，每次找她审批费用的时候都要被盘问，为什么花这个钱，这么多？可是有很多是日常必须的，现在我们已经连空调都没开了，唉，到底怎样才能节省行政费用开支呢？ 材料2：老板总觉得我们行政部门好像就只会花钱的部门，总觉得别的部门的都是创造直接的价值，我们行政部门就是开销的，怎样才能让老板改变这种看法，说服她呢？ 材料3：真的是没办法，象我们公司，行政就是要出去买东西的，天天花钱象流水，如果别的部门不申请，领导不批，我们也就不花钱了，但是公司的日常开支是肯定有的啊，只要是老板就应该知道这一点，就算是换个部门管理，这些费用难道就不用支出了吗？现在我们行政部门很被动，被老板说过几次了，怎样才能扭转这种局势呢？ 材料4：我们老总更好笑，都不知道现在物价已经长什么样子了，居然在开会的时候说，你们行政的办公物品采购怎么价格还是几年前的水平啊，天啊，他简直是不知道我们用纸是怎样和供应商谈的，据此我们将数据与市场情况给他做了一个报告，他才明白，哦原来你们还给我省钱了。 材料5：我们公司使用的是复印打印一体机，功能很强的，双面打印（节省纸张）、输稿器可实现自动复印、加上传真卡后可在传真机上直接收发传真，节省办公空间和耗材，最主要的是公司租赁的复印机，按0.07分/张支付租金，除复印纸外，其他如维修保养、耗材均有办公设备公司承担。 但是也存在一个问题，许多人打印的时候没有养成打印预览的习惯，一摁打印确认键纸就呼呼打印出来，仔细一看真正需要的只有一张而已，太浪费了，还有的同事则更离谱，打印小说、考试复习资料等等......所以才会有人开发网络打印监控软件（打印机监控王）来，人啊，往往不够自觉。 材料6：开源节流直接导致的后果就是下面的员工抱怨，怎么这些东西也要省之类的话。现在做行政人事不比2000年以前，现在的员工都比较牛，大部分对公司一般运营都知道一些，而且会在同事之间互相攀比，哪个公司怎样怎样好之类的。我想最好的节约方法就是在现有的基础上不增加其他费用，这就是很好的节流了。然后经过长时间的经验积累，这样就可以完全知道某一些东西用量，还有就是某些人使用的时候破坏性了，针对这些原因，肯定可以达到开源节流的好效果。: 材料7：我们公司的流程是部门统计申请--报行政助理汇总--行政经理审核--总经理审核，还是不能控制。打孔器，订书器，计算器经常申领，签字笔这些不用说了，有的人本来每个月有2支足以了，因为现在都是电脑打印机出资料嘛，可是每个月要领5、6支，而且人家领的在计划领用数量之内，还不能不发。 材料8：我们公司规定每两个月申请一次文具，每次文具申领不得超过20元。原来是纸面申请，由前台负责统计，交管理部经理审核批准后购买发放，这样虽然有标准但是执行起来很难确实不好控制，后来由IT制作了一个网上申请程序，很方便实用： 1、把所有日常办公文具及供应商的报价添加到申请列表中； 2、主要分为易耗类和长效类，所谓易耗类就是笔、笔记本等可以每月申请的；长效类就是计算器、文件框等只可以申请一次，文件册、名片夹等不可以连续申请……具体的大家可以根据公司情况另行规定； 3、系统自动汇总员工申请列表和费用合计； 4、由部门经理进行审批（部门主管最了解员工办公用品的使用情况，也便于部门费用管理）； 5、管理部经理做最后审核，统一购买； 6、前台打印清单，员工签字领取。 如果觉得制作网页麻烦，也可以用EXCL表格管理，也可以达到同样的效果。每个员工每次领取的物品和金额可以一目了然。 材料9：我个人觉得办公用品的控制可分为外部控制和内部控制，外部控制只要是通过大家前面说提到的权限申请、统计、费用核定等方式，内部控制主要是把费用核算到各部门去，做到各部门费用独立核算，让他们感觉到本部门所耗费的办公费用就是自己口袋中出的钱，这样他们就会很自觉得控制，也大大减少了行政部门的工作量 材料10：人心正不正，关键在部门领导是否严格把关，或有审批权限的人严格把关没有，另外每个月将各部门的零用消耗情况呈报与各部门让他们心里有数，更重要，当然流程性、制度性的只是规划领用、申报的程序而已，不能真正杜绝人心，所还是要审批领导的重视。 材料11：最好的办法就是“谁用谁控制”的方法，因为行政部不可能去控制每一块，只能去监督控制整体：在上一年度做好来年的预算报告，并且把量分配到各个月，部门办公费用的超支或节余与部门负责人的绩效挂钩。我们公司就是这样做的，但是要遵循一个原则，就是“上月超的，下月补足；保持半年