秘书高效工作艺术与技巧.pptVIP

秘书应该先选择重要且紧急的事，接着处理紧急但不重要的事，然后做重要但不紧急的事，最后确定是否需要做不重要也不紧急的事。 这就是秘书处理事务所应遵循的区分轻重缓急的原则。 小张是星辉集团公司新来的秘书。这天早上一进办公室，办公室主任就让她整理一份材料，明天下班之前交给他，说下个星期开会要用。她估摸了一下，差不多3万字，有20多页。 刚从办公室主任的办公室出来，她还没来得及坐下，周总来电话，说今天下午2点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让她通知他们几个。 刚放下电话，机要室就送来一份传真；传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。 她刚看完传真，主任又来电话，说田副总下个月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾的事，由于时间关系他不去了，让她给打个电话通知对方； 她刚喘口气，人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。 一上班就遇到这么多事，要处理好的确要讲究技巧。 首先应当分清这些工作的轻重缓急，根据轻重缓急安排它们的顺序，制定工作计划。 请同学们思考一下，该以怎样的顺序应对以上各项事情？ 参考思路 小张这天早晨的几项工作应当这么划分：给主任写报告是今天应该完成的工作；通知总监开会是马上处理的工作；把传真交给具体经办人是今天必须完成的工作；给电视台打电话是可以稍后完成，放到明天也可以的工作；参加档案培训的工作也不着急。 建议做法 首先到行政部门预定4人开会用的小会议室，之后与3位总监联系；周总下午开会的事落实好之后，就去办公室主任的办公室，将传真给主任过目，听取主任对这份传真的指示，马上把它转给具体的经办人，把传真的事办妥了，就赶紧给主任写报告，争取在下午之前把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台打电话的事不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。 总之， 正确的时间管理会给秘书带来以下好处： 拥有比一天更多的东西，首先是更多的时间。 避免不必要的身心压力。 为创造性获得更多的自由发展余地。 得到更多的业余时间。 用更少的时间创造出更多的工作成果。 将成功地结束一天的工作，感到愉快和满意。 将以更多的责任心开始新的工作日，并且工作得更加得心应手。 记住 拖延工作就意味着负担！ 从下面提到的做起，做时间管理的高手 制定书面的翌日时间表，更好地弄清情况，减轻不必要的思想负担。 积极开始新的一天，包括享受一顿美味的早餐。 只专注任务，不被琐事转移方向。 首先处理“不愉快”的任务。 检查一周工作效率高的时间段。 将所有必须处理的活动记入任务本。建议：将已办好的任务删除。你会为此感到骄傲，因而更加积极！ 用核查清单工作。这特别适用与商谈、旅行准备、任务和项目检查等。 分析自己的工作事务 秘书的工作有受支配的部分，如上司委派的或部门分配的工作，也有属于自己支配的部分，如分内的日常工作。 秘书要学会善于安排，受制约的工作应置于前，自己支配的工作置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散做。 此外，秘书还要学会善于控制某些工作。（如接待来访、打电话等。） 合理安排工作日程，劳逸结合 秘书应合理安排工作日程，精心编制领导、上司和自己的工作日程表。 秘书应尽量把最重要的工作安排在一天里最有效率的时间段内做，在精力状况较差时处理一些较为轻松的事。 劳逸结合也非常重要。工作日程中应适当插入休息、思考的时间。业余也应培养健康的兴趣爱好，以调节身心。体育运动可以消除工作疲劳，所以应将足够的体育运动纳入计划。 明确工作目标，专心致志工作 做事一定要专心致志，心无旁骛，养成派出干扰，不轻易被周围事物吸引的习惯。 换句话说，就是保持焦点，一次只做一件事，一个时期只有一个重点。 同时，秘书还要注意学会学会拒绝，尤其是不能胜任、勉为其难的事情，学会放弃不必要的活动。 秘书还应当分析自己的时间障碍，提高时间效率 所谓时间障碍就是导致时间浪费的多种因素。 秘书要经常检讨自己的工作方式和时间管理方式，根除不良习惯，提高时间效率。 要力戒办事拖拉，心不在焉的不良习惯。学会提高说话的效率，讲话之前要先准备，言简意赅，直入主题；及时处理办公室的文件资料；各种工具和资料放置有序…… 招数4：充分利用办公自动化设备 秘书必须学会并熟练使用各项办公自动化设备，包括通讯工具，以提高工作效率。 秘书还应利用各种办公自动化设备收集、处理、存储信息，为领导出谋划策，提高办事效率。 秘书还应学会办公自动化设备的基本消缺工作，能简单排除故障，添加耗材。 可供参考的经验 周密的工作准备，认真地计划好每天的工作安排； 和老总商定需要优先执行的任务，确定和标明特别重要的、时间紧迫的任务； 坚持充分利用时间，设法利用比较空闲的时间； 要学着和各种干扰打交道，尽量少浪费时间；