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文件材料归档范围及保管期限 三明市档案局监督指导科　　罗彩琴 《规定》分为正文和附件二个部分。正文共计15条。条文虽不多，但内涵深，外延大，函盖广。 　附件《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项。 1《规定》体现了国家档案行政管理部门 依法行政的意志 2《规定》将有力促进机关档案基础业务建设 3《规定》将有力推动国家档案资源建设 二、《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比具有哪些主要变化和特点？ 　（1）《规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合成为一个文件。《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能。 　 　（2） 改革了文书档案保管期限划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限的划分方法改变为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。提出对其他门类文件材料归档范围和档案保管期限要按国家有关规定执行。 　（3）《规定》坚持“以我为主”的思想原则，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面，突出了立档单位的主体地位。尽量避免机关文件材料重复归档，进而避免将来档案的重复进馆问题。 　（4）充实了一些文件条款。《规定》的附件《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项，与1987年规定的63项保管期限条款相比，增加了21项。在具体内容方面主要充实了如行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面的文件材料。 　（5）与1987年规定相比较，对一些档案的保管期限作了适当调整。比如凡涉及到与公民权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管，体现以人为本的思想。 　（6）加大了管理力度，将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”。 三、《规定》正文部分应注重理解和把握的有关问题 1、《规定》的实施范围包括哪些单位 ？ 《规定》的第一条可以看出，《规定》的实施范围是各级党政机关和人民团体（统称机关）。《规定》第十四条指出：“本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行”。 2、如何理解“机关文件材料”的含义? 《规定》第二条指出：“本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”。 　3、机关文件材料归档范围包括了哪几 方面的内容? 《规定》第三条，机关文件材料归档范围包括四个方面： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 4、 哪些机关文件材料不需要归档? 《规定》第四条，机关文件材料不归档包括四个方面: （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 5、属于机关归档范围的文件材料为何要实行集中统一管理? 《规定》第五条，“凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档”。 6、机关文书档案的保管期限如何划分？ 《规定》第六条，“机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年”。 7、在确定文书档案保管期限时哪些应划为永久保管?  　《规定》第七条，永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、