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时间管理与工作效率 时间与工作效率 工作效率=有效工作量/工作时间 有效工作：符合目标要求 符合质量要求 符合时效要求 效率： 单位时间内完成的工作量。（量） 泛指日常工作中所消耗的劳动量与所获得的劳动效果的比率。（质） 量和质的统一，速度和效果的统一 为什么要提高工作效率 1．效率延长生命 “剪时间尺”游戏 60寸（60岁）-20寸（1~20岁）=40寸（岁） 40寸-13寸（睡眠）=27 27-4（就餐）=23 23-2.5（交通）=20.5 20.5-1.5（闲谈）=19 19-5（看电视）=14（年） 提高效率能相对延长人生，提高人对社会和家庭的贡献价值。 2．效率降低成本 每小时工作的货币价值 国外会议成本的粗略算法：会议成本=2A*B*TA:每小时单位薪金的3倍（等于附加价值，劳动产值比工资高）B:参加会议的人数T:时间（以小时计） 3．效率赢得机会 贝尔与格雷研制电话 4．效率影响履职 我们履职的效果和成绩如何，与我们的工作效率非常有关 我们每一个人的工作效率高低，直接影响着我们所在组织的效率高低，影响着组织的成效 影响工作效率的有关因素 人际关系 主要是指组织内外人与人之间的关系。这里面包括上下级关系，同级关系，与组织外部人员的关系 组织内外人员关系协调、通畅与否，工作互相配合、支持与否，人与人之间心情顺畅与否，和谐气氛如何，对工作效率具有很大的影响 工作压力 工作压力对工作动机的激发具有双面性 耶基斯 –多德森法则的倒 U型曲线 提高工作效率的有关方法 1．有效管理时间 彼德.德鲁克：“不能管理时间，便一切也不能管理。” 有效管理时间两个步骤 要记录时间 管理时间 找出什么事情根本不必去做 记录上的哪些事情可以由别人去做而又不会影响效果 我们不要浪费别人的时间 有效管理时间，还必须将我们能够利用的时间集中起来使用，集中处理若干件工作 2．明确工作岗位的主要职责 3．制定工作计划 根据我们的工作职责和上级领导的工作要求，对工作任务在完成的时间、达到的目标、人员分配、资源分配等方面，进行系统的分解和安排 工作计划可以分为长期、中期和短期等 一般我们可按照年度、学期、月、周、天等时间断来安排工作计划，以便于逐次实现小计划（小目标），中计划（中目标），最终达到大计划（大目标） 4．按照“要事优先”的方法处理工作 将工作按照重要程度和紧急程度，进行分类排序，重要的、紧急的工作优先处理 帕累托法则： 生活中80%的结果几乎源于20%的活动 事情轻重缓急排序 例子： 麦肯锡30秒电梯理论 艾维.李六点优先工作法 摆在你面前有4样东西：一个瓶子，石块，鹅卵石和沙子。怎么样才能让这个瓶子最大容量的装载东西呢？ 5．将工作进行分类处理 按工作的相关性和工作的属地性进行分类 相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待 工作属地性是指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成时间浪费 6．思考出效率 磨刀不误砍柴工 勤于思考出效率 7．沟通协调 沟通协调是管理工作的核心 “法约尔桥”原理 时间管理水平自测 选择“从不”记0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。 1、我在每个工作日之前．都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度来书面规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、每天列出应办事项清单，按重要顺序排列并依次办理。6、尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然约会。7、我试着按照生理节奏变动规律曲张图来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要事情时，我会说“不”。 结 论  0-12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 13-17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 18-22分：你的时间管理状况良好。 23-27分：你是值得学习的时间管理的典范。 谢 谢 * * 个人因素 工作意愿动机 责任心 思维方式 工作方法 工作能力 时间利用 知识储备 团结精神 工作压力 个人性格 健康状况 家庭状况 工作情绪 任务因素 任务的复杂性 明确性 连续稳定性 工作量和质的要求度 任务与能力的匹配性 管理体制 激励机制 管理制度 领导者行为 物理环境 办公设备 信息资源 组织文化 组织因素 环境因素 20%