外贸函玉电的格式商务英语外贸.pptVIP

第三讲;外贸函电的定义;外贸函电是一种商务信件，是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件。 在信息化高度发达的今天，形式并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或MSN。 外贸函电是外贸业务员要处理的日常工作之一。然而，能处理好外贸函电的外贸业务员却不多。;外贸函电的格式内容和要求;外贸信函的分类;商务信函;一、信封;信封的格式;信封地址的写法;商务信函的格式;信封的格式1—齐头式（平头式）;信封的格式2—缩格式（缩进式）;信封的格式3—混合式;;商务信函的格式;齐头式或垂直式(Block style) ;缩进式或锯齿式(indented style);齐头式;汉语书信样式（缩进式）;中文商务信函的格式和内容;(3)结尾 　　结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。” 同时写表示祝愿或致敬的话，在商务信函中一般用祝愿语“此致”，“商祺”。对于比较熟悉的可以用如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。 祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名 　署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 (5)日期 写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。 ;英语商务信函（Business Letters）的格式和内容 ;商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图： 　　发文编号 　　收文编号 　　信头 　　日期 　　收信人名址 　　特别指定阅信人 　　称呼 　　书信主题 　　正文 　　结尾 　　签名 　　附件;1. 信头;信头样例;2. 日期;日期的表达;;3. 编号（可选项）;4. 收信人的名址; 信内地址的内容;;5. 称呼;;;6. 正文;这是一封信的核心部分。要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Conciseness）、明了（Clarity）、正确（Correctness）和完整（Completeness），以准确表达自己的商贸意图。 正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。 ;7. 结尾敬语;8.签名;签名是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行， 第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名； 第三行常用于签名人的头衔。 在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务???权威。 ;签名样例;样例;代理人签名;经办人代号;9.附件;10. 抄送;11. 附言;12. 信函的页面边距;13.续页或者第二页