《旅行社计调业务》项目五任务5-4入境接待计调操作流程.ppt

任务5-4 入境接待计调工作流程 5.4.1 接听境外组团社或境外游客的咨询电话 入境接待计调的工作流程是从接境外组团社或境外游客的咨询电话开始的。境外组团社或境外游客打电话主要是咨询旅游线路和报价。 入境计调在接听电话时应该问清对方单位、姓名、电话、传真（最好能问到手机）、团号、抵离时间、往返大交通、所需产品（行程线路）、等级标准、团队大概人数、出行日期、客人有无特殊要求（如风味餐、回民餐、增减住房、禁忌等）、是公司哪位业务员的客户及相关信息。并做好相应的记录。 5.4.2策划旅游线路 如果境外组团社提供了旅游线路，入境计调就要仔细阅读并审核境外组团社的行程，如认为安排不合理，或地接方面的特殊情况不可能实施的，要向境外组团社说明情况要求更改，并提出相应合理的，可行的建议。 如果境外组团社没有提供旅游线路，入境计调就可以根据境外组团社客户的要求推荐旅行社现有的旅游线路。 如果境外组团社对现有的旅游线路不满意，可以根据游客的要求重新设计旅游线路。 经双方协商同意后作为最终的旅游线路。 5.4.3 询价、计价、报价 1.向协作单位询价 如果入境团队是本地入境，只在本地旅游，只需要向本地的餐饮、酒店、 汽车租赁公司、景区等部门询价就可以了，与国内接待计调询价是一样的。 如果入境团队本地入境还要到异地旅游，就还需要向大交通部门、外地接待社询价。以传真的方式向这些相关部门询价，要求对方传真确认接待价格。 2.计价 入境计调计价就是在向本地各协作单位、大交通部门、外地接待社询价之后，进行内部计价，把各协作单位的价格加起来，就构成了入境接待社的成本。 3.报价 在入境接待社总成本的基础上加上一定的利润（一般是15%至20%）之后就可以向境外组团社报价了。 报价的项目包括大交通费、住宿费、餐费、景点门票费、导游服务费、大交通费、异地接待费、利润等。 5.4.4 与境外组团社签合同 行程和报价确定之后，入境计调就与境外组团社签正式的旅游合同了。其中对双方约定的事项进行程序上的确认，是入境计调人员在操作上必不可缺少的程序。 入境合同没有固定的格式，有些旅行社仍然使用的国内合同，但是，一般入境接待旅行社都事先与境外组团社签订了长期的合作协议，基本上都是使用的外文入境合同，每次接待入境游客是直接签订已经拟定好的合同就可以了。 合同内容包括：旅游时间、付款方式及付款时间，交付金额，双方的权利、义务、违约责任等。 在双方协商时注意文字，避免发生争议。应该向对方提醒合同中的敏感条款，并加以适当的解释和说明。 在双方没有任何异议的情况下，签字生效，计调人员一定要注意，如果任何一方没有签字，则该协议或旅游合同将视为无效。 5.4.5 计划登录 接到境外组团社书面预报计划 ，将团号、人数、国籍、抵/离机（车）、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。 如遇对方口头预报，必须请求对方以书面方式补发计划，或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件. 5.4.6 编制团队动态表 入境接待计调要编制接待计划，将人数、陪同数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中. 5.4.7 向各接待单位发送计划 1.本地入境本地游览计划的发送 入境游客系本地入境本地游览，计划的发送与国内接待计调是一样的，只需要给本地的酒店、餐饮、汽车租赁公司等单位发送计划就可以了，要求各单位书面确认。 2.本地入境本地异地游览计划的发送 入境游客从本地入境，现在本地游览还要到异地游览时，入境计调除了向本地各接待部门发送计划外，还需要向异地接待社、大交通等部门以传真方式发送《团队接待通知书》并要求对方书面确认。 如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议地接社发送，并要求对方书面确认。 5.4.8 向境外组团社确认计划 境外组团社把团队接待计划传真给入境地接社时，在计划中会附有一份回执，要求入境地接社在收到接待计划后，将团队计划落实情况确认后盖章回传给境外组团社。这样，境外组团社收到回执后就可以放心发团。 入境地接社对确认的接待计划负有法律责任，入境接待社以计划确认书的方式进行确认。 5.4.9 编制概算 编制团队“预算单”，注明现付费用、用途，交由主管审核后报财务部门审核；填写“借款单”，与“预算单”一并交部门经理审核签字后，再报总经理签字。 最后，凭“预算单”、 “接待计划”、 “借款单”、 “车队的回传确认单”、 “房间回传确认单”等向财务部领取借款。 5.4.10 下达计划 入境计调开始编制《接待计划及附件，由入境计调人员签字并加盖团队计划专用章。 接待计划包括团队基本情况(含个性要求)、日程安排、游客名单三个部分组成。 5.4.11