有效时间管.ppt

* 建立有效的办公环境 尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 工作中经常要用到的用品应容易取得 每一件物品应摆放在固定的位置 每天下班前将办公桌整理就绪 把不再需要的东西坚决扔掉 * 活动 文件的处理 信息 资料存档 待送出文件 待办文件 备忘档案夹 分级 处理 A B C * 文件处理原则 每次只处理一份文件，一份文件只处理一次 每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案 坚决扔掉不必要的文件 * 时间没有具体确定的待处理事项 时间已具体确定的事件 电话、记录等信息 每日计划表 提前一天 ? 客户访谈 整理资料 2 设计调查表格 1 部门例会 整理资料 客户访谈 部门例会 设计调查表格 ? ? ? ? * 改善工作环境 将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方 * 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档 改善工作环境 * 2. 归档 所有的文件和书信应只分成三类: 马上处理 只作参考 归档 * 归档系统 一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS * 3. 如何处理电话/ 电邮 如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电 打电话之前, 要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给对方先看, 减少详细解释的时间 备有有关文件 自设时限 * 4. 处理会议 每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席, 你应 鼓励发言和要求言之有物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便各人安排工作 * 5. 授权 授权的定义和原因 委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它通常与一个经理的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 * 知 识 (做什么,为何做) 习 惯 的 建 立 知识 （做什么、为何做） 意 愿 (想要去做) 技 能 (怎么做) 习 惯 * 总结 希望你能够: 看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 订立目标, 策略, 行动去应付每一个挑战 在自己所能控制的情况下, 把握每分钟 在不能完全自己控制的情况下, 把负面的影响减到最低 * 有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建好的时候，老板把钥匙递给他：“这是你的房子，我送给你的礼物”老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容。如果他早知道是在给自己建房子，他怎么会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造的房子里！ 我们又何尝不是这样呢！我们漫不经心地“建造”自己的生活，不是积极行动，而是消极应付，凡事不肯精益求精，在关键时刻不能尽最大努力。等我们惊觉自己的处境，早已深困在自己建造的“房子”里了。 把你自己当成那个木匠吧，想想你的房子，每天你敲进去一颗钉，加上去一块板，或者竖起一面墙，用你的智慧好好建造吧！你的生活是你一生唯一的创造，不能抹平重建，即使只有一天可活，那一天也要活得优美、可贵，墙上的铭牌上写着：“生活是自己创造的”。 建 造 自 己 的 房 子 * 早晨离开家时从容自在 微笑着开始新的一天的工作/学习 享受悠闲的午餐时间 充满信心地应对新挑战 下班时准时离开公司/学校，并对当天的成就感到满意 回家与家人朋友相处 保持健康的身体、理想的体重 暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神 活在真实的时间里 1、播放李宗盛的《忙与盲》 询问学员是否也有歌中的感受：忙、盲？目前时间管理存在哪些问题？ 2、询问学员 为什么会有忙、盲的感觉？ 把时间多投资在第二象限，可以减少第一、三象限事件的发生。因此，预防突发情况最好的办法。 发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点： ·通常由你的目标衍生出来 ·可以作为一项挑战 ·需要多加考虑 1、解释角色的含义：是你所能贡献的领域，如果在工作，它等同于我们的工作职责 2、举例练习：让学员自己考虑在日常工作生活中都有哪些角色？ 3、考虑