第7章书面商务文件--外部沟通文件..ppt

第7章 书面商务文件 外部沟通文件 学习内容： 致意便条 商务信函 商业计划 年度报告 传真和电子邮件 短信服务（SMS) 学习目标： 区分内部和外部书面沟通 理解外部沟通文件的主要形式 能够使用这些沟通形式 外部沟通文件 指组织内部的人员与其组织外部的利益相关者进行沟通时所采用的书面形式。这些利益相关者可能包括银行、供应商、客户等。 7.1致意便条 没必要写信时用； 只包含公司名称及一条礼节性短信； 具体经办人还会加上他的名字和一条短信（手写） 7.2商务信函 信函：外部沟通文件最常见的形式。 用途： 1、安排会议 2、确认已安排的会议的日期和时间 3、申请工作 4、回复申请信 5、广告或推销函件 6、核查潜在客户的信用 7、投诉有缺陷的商品或其他问题 8、回复客户投诉 9、提供成本或合同标的核算 10、询价 11、提交订单 发送商务信函的原因 提供或寻求信息 确保一些事情已经完成 与客户及供应商保持或者发展良好的关系 商务信函的标准 清楚简洁、句子段落简短 对读者应该是具体和特定的 必须准确和完整 礼貌而得体 信函应当及时处理 信函应包含具有企业风格的信息 公司名称、地址、电话； 可能有公司标志； 有便于识别和存档的归档号； 收件人的姓名和地址； 日期； 对收件人的问候； 使用标题以表明这封信的主题； 8、内容应仔细编排； 9、应以恭敬的方式结尾； 10、应有写信人签名； 11、签名下面应印有其姓名的印刷体，以防读者无法读懂其签名； 12、如果将来会有作者之外的其他人来处理该信，应清楚说明； 13、若有附件，也应清楚说明。 P113 7.3商业计划 公司制定商业计划的原因： 阐明他们的想法及目标 支持资金申请 通过将进展与计划作对比，来监测公司的业绩 设定销售及利润目标 明确所需资源以及涉及的成本 商业计划包含的要件 解释你的商业构想 概述能够被满足的潜在市场 列出有关竞争者及其优势劣势，进行分析 说明你将如何营销产品或服务及其涉及的成本多少 有关房屋和附属场地及所需资本方面计划 6、提供有关个人背景、资质和业务经验的详细信息 7、说明你需要投入资金的多少 8、说明你需要资助资金的数量及偿还计划 9、概述你所能提出的贷款抵押 10、列出详尽的财政预算，其中包括月现金流及第1年的利润预算。 商业计划通常包含的五部分 经营目标 销售与市场预测 生产 资源需求 资金支持方面的数据 7.4年度报告 ◆大多数国家都要求公司提供年度财务报表。 ◆1985年，英国的《公司法》规定：每个公司必须提供其年度账目，其中包括利润表、资产负债表，连同相关的账目附注以及包含董事会报告和审计报告在内的年度报告。它是董事会的职责。 7.5传真和电子邮件 ◆ 传真能通过电话线路以电子方式传送书面信息。 ◆ 发送完后几分钟之内送达收件人。 使用传真机的礼仪 电子邮件 好的电子邮件不仅是个人职业素养的体现，更是保障正常商务交流的前提 。那么发电子邮件时应该注意哪些问题呢？ 搞清发送邮件对象、邮箱地址 发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。 2、明确邮件目的 一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢、答复消息、表达歉意、通知、提醒、确认信息、提出要求、询问原因、提出建议等。 3、正文内容直奔主题 4、注意语气和措辞 5、检查无误后发送 发送礼仪注意事项总结 短信服务Short Message Service 1、亲切的称呼 2、条理分明的内容 3、结尾或用敬语 4、个人及公司名称 * * 课堂练习1 写一份商务信函 利用的先后问题 忌发私人传真稿件 检查设备问题并处理 完毕后勿落东西 主题明确 内容简洁 多用敬语 慎用群发 *