资料档案管理制度.doc

资料档案管理制度 1、文件的收集管理 （1）项目部应成立独立的档案室，并指定专人负责管理档案室，坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案管理人员，负责管理本部门的文件材料，定期将本部门的文件转交档案室。人员要保持相对稳定，如人员变动应及时通知相关科室。 （2）凡本科室打（复）印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由档案室统一收集管理。 （3）各部门专(兼)职档案管理的职责： 1）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每个月的月初应将上个月的文件材料归档完毕，并向档案人员办好交接签收手续。 3）借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 2、归档范围 （1）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 （2）上级机关发来的与本工程项目有关的决定、决议、会议纪要、工作指示、通知、命令、条例、规定、计划等文件材料。 （3）本工程项目对外的正式发文与有关单位来往的档案文件。 （4）本工程项目的请示与上级机关的批复。 （5）本工程项目反映主要职能活动的报告、总结。 （6）本工程项目的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、工程联系单、统计报表及简报。 （7）本工程项目与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 （8）本工程项目干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 （9）本工程项目职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 （10）本工程项目的大事记及反映本工程项目重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 3、立卷质量要求 （1）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由专职档案员负责组卷、编目。 （2）案卷质量总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。 （3）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （4）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与原稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。 （5）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 （6）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；复印件在前，原稿在后；其它文件材料依此形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 （7）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。卷内目录放在卷首。 （8）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。 （9）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，也可用计算机排印。并要汇总建立总目录。 （10）档案验收与工程验收的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行，建设项目（工程）初步验收前，应进行档案的自检工作，并做出档案自检报告。 （11）本制度自印发之日起实施。 4、 工程施工资料要求 （1） 工程划分 进场后立即进行单位、分部、分项工程的划分，具体要求详见JTG F80/1-2004《公路工程质量检验评定标准》P141～144，其中以桩号段落来进行划分时，不应单纯取整划断，而应以现场的自然段落为界，并与0号台帐中划分的段落相吻合。 （2）开工报告 1）单项工程开工报告（总开工报告）：开工前应按合同规定向监理工程师提交开工报告，主要内容应包括：施工机构的建立，质检体系、安全体系的建立和劳动力安排，材料、机械及检测仪器设备进场情况，水电供应，临时设施的修建，施工方案的准备情况等。承包人应按照《管理表格》中“单项开工报告”的相关表格如实填写齐全并经监理工程师签认后由驻地高监签署单项工程开工通知。 2）分部或分项工程开工报告：在分部（或分项）工程开工前3d向监理工程师提交开工报告单（《管理表格》中的监表-01施工放样报验单、监表-02工程分项开工申请批复单及相关附件），其内容包括：施工地段与工程名称；现场负责人名单；施工组织和劳动安排；材料供应、机械进场等情况；材料试验及质量检查手段；水电供应；临时工程的修建；施工方案进度计划以及其他需说明的事项等，经监理工程师审批后，方可开工。 3）中间开工报告：长时间因故停工或休假(7d以上)重新施工前，或重大安全、质量事故