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电力设计数字档案馆建设实录及评析 摘要：本文从福建院数字档案馆建设背景和思路出发，介绍了福建院数字档案馆系统功能、系统资源、安全保障体系、项目实施保障等建设过程，并做分析评价，最后提出了数字档案馆后续工作方向。 网/2/ 关键词：数字档案档案数字化电子档案数字档案馆 1前言 福建省勘测设计院（以下简称福建院）信息化建?O起步较早，已建立了设计项目全过程管理系统《设计院项目管理信息系统平台》（简称项目管理系统）、《OA办公系统》、《系统》等，为进一步提升信息化档案管理水平，发挥档案效益，更好地为企业的生产和管理服务，在电力设计行业相继开展数字档案馆建设推动下，根据电力设计行业数字档案馆建设指导意见的具体要求，结合福建院信息化建设的现状及档案管理实际情况，既提供传统纸质档案的管理，又着眼于未来档案数字化的时代趋势，从建设目标、整体架构、功能分析、技术路线、实施路线、项目组织、进度安排、资源配置等方面编制了数字档案馆建设方案，经过院领导、管理部门、生产设计部门的全方位评审后通过，按照数字档案馆系统开发和纸质档案数字化扫描并行的工作思路，开展数字档案馆建设各项工作，在系统功能建设、数字档案资源建设、安全保障体系建设等方面达到了目标要求。 2数字档案馆功能建设 2.1数字档案馆软件功能 福建院数字档案馆的建设，重点是电力设计工程档案数字化的建设，并紧紧围绕档案“收集、管理、保存、利用”四项基本业务要求，通过数字档案馆与《项目管理系统》、《OA办公系统》等接口，以及网上归档等方式，理顺全院生产管理流程及归档流程，自动、实时地采集生产过程所产生的电子文件，实现归类、存贮、归档。通过数字档案馆强大的检索功能、在线浏览及下载等服务，为档案利用打开方便之门，为档案资源转换为企业生产力提供了有效途径。 1）档案收集。（1）自动采集各类电子文件及元数据：一是有前端业务系统通过接口实现档案数据归档到数字档案馆。《项目管理系统》对设计人员设计的DWG图纸经成品校审流程、电子签名、电子签章后转换成TIF文件，批量打印完成出版流程，再通过接口自动采集归档，同时对设计过程原始材料等office文件自动收集、归类、存贮，转换为PDF格式文件后，经接口及时、完整、准确的完成归档；公文文件经《OA办公系统》流转结束后，通过接口实现自动归档。二是无前端系统各类档案归档到数字档案馆，通过院网站网页提供的归档入口，各部门经办人员完成网上归档移交。（2）数字化扫描文件归档：原始材料、底图等扫描件，通过数字档案馆档案管理客户端，实现上传归档功能。根据用户需求不同，进行批量导入或导出数据，并自动生成相应Excel文件，保证数据“进出自由”和档案业务需求。 2）档案管理。（1）档案整理编目：实现各门类档案的整理、数据分类、目录建设、查询、全文挂接、打印、统计等功能，与现有档案业务完全接轨。各门类档案包括工程设计档案、工程原始档案、文书档案、声像档案、实物档案、总承包项目档案、档案、招投标档案、科标业档案、会计档案、仪器设备档案、软件档案、地形图、规程规范、资料、开发投资建设档案、标准图集等。（2）借阅管理：实现纸质档案日常借阅事务办理，包括档案借出、续借、查阅、归还、催还、借阅历史查询、借阅统计等日常借阅办理业务；实现电子文件的网上流程审批和下载。（3）检索方式多样化：系统提供多条件组合查询方式，用户可根据需要添加多个条件，可设置检索的内容项，查询结果可导出到EXCEL。功能强大，检索速度敏捷，响应时间迅速，一般能在3秒内完成检索任务。（4）满足统计要求：系统能够按照数据类型等设定要求，进行合理、有效的数据统计。各门类档案均提供了按照时间范围，根据项目进行档案库存量统计；对各门类档案按照录入时间单位、按录入人编号进行统计档案工作人员的工作量；根据工程、时间、部门、人员等信息统计电子文件的浏览量、下载量等。（5）系统管理：包括权限管理、流程自定义配置、基础数据维护、日志等。 3）档案存储。（1）存储格式的选择：图纸的原件DWG及引用文件、底图扫描文件PDF、TIFF；报告文件的原件DOC、XLS，扫描件PDF；文书档案红头文件DOC或扫描件PDF；荣誉档案是通过数码相机拍摄的JPG；声像档案是JPG、MPEG、AVI、WAV、MOV、MTS格式。（2）存储技术：在线存储主要是磁盘存储，采用DAS存储解决方案来实施；离线存储通过移动硬盘和磁带拷贝备份电子文件，定期对服务器中的重要文件夹、系统、软件、进行更新备份。 4）档案利用。（1）数字档案馆Web：以B构建数字档案馆Web端，职工在足不出户的情况下，通过IE浏览器实现纸质档案、数字档案的查询检索和预借纸质档案。（2）全文检索技术：不仅实现了条目式检索，通过全文检索技术实现电子文件内容级检索，引擎先进，检索方式类似“百度”，检索途径