会议管理第四章会议策划及管理.pptVIP

会议策划与策划方案 “好的开始是成功的一半”，科学合理的会前策划能取得事半功倍的效果，是会议顺利进行的基础保障，决定着会议的有效性。本章阐述了会议策划的主要任务和基本内容及其实施的注意事项，介绍了制订会议策划方案的相关知识。 第四章 会议策划与策划方案 第一节 会议的策划 一、会议策划概述 二、会议策划的主要任务 三、会议策划的十项要素 一、会议策划概述 （一）会议策划的概念 策划亦作“策画”，是为达到某一目的而对未来事项进行的细致、周全的谋划。最早出现在《后汉书·隗器传》中“是以功名终申，策画复得”之句。策划是思维主体根据现实的各种情况及所掌握的信息，运用知识和能力进行全面思考运筹的过程。 （二）会议策划的意义 1．赢得主动，减少被动性 2．保证科学，避免盲目性 3．确保有序，增强有效性 4．提高效率，增强可行性 （三）会议策划的特点 1．目的性 2．前瞻性 3．科学性 4．可行性 5．灵活性 二、会议策划的主要任务 （一）查阅与会议有关的各种资料，了解同类会议的组织方法和经验教训，征求与会议相关部门或人员的意见和想法。 （二）根据会议预期目的，明确会议的时间、地点等基本要素，确定会议的议题、议程、与会范围及会议活动要点。 （三）根据会议类型成立会务工作机构，确定会务工作人员，分工负责，落实到人。 （四）遵循有关规定，根据会议规格制定会议经费预算。 （五）具体分析各种因素，预想出应对意外情况的措施，拟定会议筹备方案及备选方案。 （六）与会议活动的有关领导、相关部门、与会人员等进行沟通协调，落实筹备方案中的具体任务，确定与会人员并安排其食宿住行等。 三、会议策划的十项要素 （一）明确会议目标 （二）提出会议议题 （三）确定会议名称 （四）拟定与会人员范围，确定会议规模 （五）拟定会议议程与日程 （六）确定会议时间 （七）选择会议场地 （八）拟定经费预算 （九）策划宣传报道工作 （十）安全保卫及后勤工作的落实 （一）明确会议目标 1．客观实际 2．明确具体 3．重点突出 （二）提出会议议题 议题的来源有三种情况： 一是由主管领导确定议题 二是由下级部门提出议题 三是由上级机关提出议题 议题提出要注意的问题： 第一 科学准确 （1）切合目标 （2）实事求是 （3）安排合理 （4）准确合规 （三）确定会议名称 一般采用的方法： 1．名称揭示会议的主题特征 如：国际金融危机防范对策学术研讨会 2.名称揭示会议主办者特征 如：中国高等教育学会秘书学专业委员会2014年会 3.名称揭示会议的功能 如：小米手机新品鉴定会 （四）拟定与会人员范围，确定会议规模 1. 提名与会人员应考虑的因素 （1）资格合法明确 （2）考虑周到全面 （3）避免先斩后奏 （4）考虑效率成本 2.与会人员的分组 （五）拟定会议议程与日程 【知识链接1】 1．议程的拟定 2．日程的拟定 3．会议议程与日程的区别 1．议程的拟定 会议议程是对会议议题性活动的程序化安排，是会议目标的具体落实，是将已经确定的议题按讨论或审议的主次、轻重、先后次序进行编排。一般包括： (1)标题。由会议全称加上“议程”二字组成。 (2)题注。法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通 过的日期、会议名称。题注内容用圆括号括入；一般性会议此项注明会议的起迄日期，如：(2013年3月×日一3月×日) (3)正文。简明扼要地说明会议的每项议题和活动顺序，多采用分条列项的写法，句末一般不用标点。 【知识链接2】 2．日程的拟定 会议的日程是对会议议程规定的各项活动进行单位时间的细化安排，也包括对会议过程中其他辅助活动的具体落实。 内容包括： （1）标题。由会议名称加上“日程”或“日程安排”“日程表”组成。 （2）正文。活动时间（可具体到分钟）、活动地点、参加对象、活动内容、活动要求等。可采用条文式和表格式两种写法。 3．会议议程与日程的区别 会议议程是会议议题性活动即会议所要通过文件、解决问题的总体的、概略的安排，列入其中的内容一般是会议多项