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机关公文写作 机关公文的种类及分类 (一)机关公文的种类 根据国务院二OO0年八月二十四日发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定,机关公文共有13种。具体名称及作用见下表: 机关公文的种类及分类 (二)机关公文的分类 从不同角度,依照不同的标准,可以对机关公文进行不同的分类,常见的分类方法有以下三种: 1.按行文关系和行文方向分类按照机关公文行文关系和行文方向的不同,可将其划分为以下三种。 (1)上行文 上行文是下级机关向所属上级机关呈送的公文,主要有报告、请示、议案、上行的意见、请求函。 (2)下行文 下行文是上级机关向下级机关发送的公文,主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、下行的意见、答复函等。 (3)平行文 平行文是向同级机关或不相隶属机关送交的公文,主要有通知、意见、函等。 机关公文的种类及分类 2.按秘密等级分类 按照秘密等级,可将机关公文分为绝密公文、机密公文和秘密公文。此外就是普通公文。 (1)绝密公文 绝密公文是秘密等级最高的文件,它反映的通常是党和国家的核心秘密。 (2)机密公文 机密公文是秘密等级较高的文件,它反映的通常是党和国家的重要秘密。 (3)秘密公文 秘密公文是标有秘密等级公文中,密级最低的文件,它反映的通常是党和国家的一般秘密,但其内容也不允许泄密。 机关公文的种类及分类 3.按紧急程度分类 按照紧急程度,可将公文分为普通公文和紧急公文。紧急程度是根据机关公文发送和处理的时间要求而定的,紧急公文又可分为急件、特急件两种。 机关公文的行文规则 行文一词有两个含义。一是指写作时组织文字,表达意思。如行文流畅。二是指把文件发给某个单位或某些单位。本章所谓行文专指后者。 由于隶属关系和职权范围的不同,在机关公文中就产生了不同的行文规则。行文规则是机关公文行文时各机关单位应当遵守的原则、要求及注意事项。 机关公文的行文规则 (一)下行文关系行文规则 在下行文关系行文中,应遵守以下原则: 1.下行文关系的发文机关与受文机关之间虽然具有级别高低和职权范围大小的区别,但其行文关系成立的前提条件是必须存在隶属关系。否则,不能使用下行文。 2.对涉及几个单位或部门职责范围事项的行文,行文前要做好行文协调工作,部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。防止给机关工作带来混乱。 机关公文的行文规则 (二)上行文关系行文规则 在上行文关系行文中,应当遵守以下规则: 1.请示只写一个主送机关,如果需要同时送其它机关,应当用抄送形式,但请示不能抄送下级机关。 2.除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。3.报告中不得夹带请示事项。 4.受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。 5.各级机关一般不得越级行文。 机关公文的行文规则 越级行文的方式只能在下述情况下采用: (1)发生严重自然灾害、战争或重大事故,来不及逐级行文。 (2)事关重大并经多次向直接上级机关请示而久拖不批。或者与直接上级机关之间在重大事宜上存在原则分歧无法办理时,可以越级行文。 (3)上级机关交办并指定可以越级上报的事项。 机关公文的行文规则 (三) 平行机关行文规则 1.根据行文机关之间的级别规格确定行文关系。 2.根据行文机关之间是否存在隶属关系确定行文关系。 机关公文的行文规则 (四)联合行文的规则 1.联合行文的机关之间,级别必须相同或相近。 2.根据《办法》的规定:同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 3.同级别的所属部门之间不能联合行文。党政机关之间不宜相互行文,特别是行政机关不能向党的机关发指示、发号令,党的机关也不宜直接向行政机关下文。如有特殊需要,党政机关可以联合行文,但贯彻处理时应按照党政机关的各自系统实施。 机关公文的格式 机关公文在长期的使用过程中,形成了一套完整、科学的格式。《办法》第三章第十条规定公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。撰写公文或印制文件时,必须严格遵守,不得自行其是。 机关公文的格式 按照传统习惯,人们把一份机关公文划分眉首、行文、文件尾三大部分。 (一)眉首 眉首又称文件头,位于机关公文首页上部,约占首页的三分之一或五分之三,用套红印刷,由发文机关标识、发文字号、份数序号、秘密等级、紧急程度、签