国立暨南国际大学文书处理作业要点.PDFVIP

國立暨南國際大學文書處理作業要點國立暨南國際大學文書處理作業要點 國立暨南國際大學文書處理作業要點國立暨南國際大學文書處理作業要點 中華民國 98 年 8月 12日第 320 次行政會議通過 壹、壹 、 總則總則 壹壹 、、 總則總則 一、 本校為提昇公文品質與文書處理 效率 ，統一文書作業流程 ，建立 完善文書制度 ，訂定本要點 。 二、 本校各單位處理公文書業務 ，應依本要點 辦理 ，未規定者依行 政院頒 「文書處理手冊」、 「文書流程管理手冊」規定辦理 。 三、 本要點所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質 如何之一切資料 。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書， 機關內部通行之文書 ，以及公文以外之文書而與公務有關者，均 包括在內 。 四、 本要點所稱各單位者，包括本校所有行政單位、教學單位及研究 中心 。 五、 本要點所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之 全部流程 ，分為下列步驟： （一） 收文處理 ：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 （二） 文件簽辦 ：擬辦、送會、陳核、核定。 （三） 文稿擬判 ：擬稿、會稿、核稿、判行。 （四）發文處理 ：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發 、送達。 （五）歸檔處理 ：依檔案法及其相關規定辦理。 六、 本校公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳 送原則等 ，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。 七、 本校公文以電子文件處理者 ，其資訊安全管理措施，應依「行政 院及所屬各機關資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關資 訊安全管理規範 」等安全規範辦理 。 貳、貳 、 一般規定一般規定 貳貳 、、 一般規定一般規定 八、 文書製作應採由左至右之橫行格式 。 九、 本校總收發文號按年順序編號，公文收文、發文創稿之公文均應 於文書組 「公文管理系統」中登錄 ，取得流水號；各單位收發公 文得視實際需要 ，採用收發文同號。 十、總務處文書組為總收發文單位 ，負責本校總收文及總發文業務。 十一 、 各單位文書作業 ，應統一於「暨大公文流程管理系統」中進 行公文進出 、會辦、呈核、查詢、結案等流程控管。 十二 、 各單位應設置 「暨大公文流程管理系統」單位登記桌負責人 ， 負責所有進出該單位之公文處理事宜 ；人員異動時，並應將其業 務有關事項詳細交代接辦人員 。 十三 、 為加速文書處理 ，各單位辦理職掌範圍內之文書，應依本校 「分層負責明細表」之規定 ，由各層級主管依授權核判。分層負 責明細表未規定之事項 ，機關首長亦得授權單位主管處理。 十四 、 經授權代判之公文 ，應加蓋「代為決行」章戳 ，公文發文並 應繕打 「本案依分層負責規定授權單位主管決行」字樣 。 十五 、 文書處理程序一般原則如下 ： （一） 公文之機密性、時間性，由各單位依業務性質及實際需要 自行區分 ，以作為公文處理作業之依據。 （二） 文書處理 ，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。 （三）任何文書均須記載年 、月、日；文書中記載年份，一律以 國曆為準 ，惟外文或譯件，得採用西元紀年。 （四） 文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或 簽名，並註明時間 ，以明責任。簽名必須清晰，以能辨明 為何人所簽 。 參、參、 收文處理收文處理 參參、、 收文處理收文處理 十六 、 總務處文書組負責以本校校名為受文者之文書收文處理 ，並 依下列規定辦理 ： （一）總收文人員收到公文 ，應視公文之時間性、重要性、依本