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工程档案整理与数字化 桐乡市交通局综合档案室 主要内容 工程建设项目立卷归档要求 工程档案数字化加工的具体要求 纸质档案数字化操作方法介绍 工程建设项目立卷归档要求 公路工程相关标准规范： 《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》 （交办发〔2010〕382号 ） 《浙江省公路工程竣工文件编制办法》 （浙交〔2002〕138号） *如与《浙江省公路工程竣工文件编制办法》不一致的，以交办发〔2010〕382号要求为准。 *保管期限改变：由原来的“永久”、“长期”、“短期”，改为“永久”、“30年”、“10年” 工程建设项目立卷归档要求 水运工程标准： 《浙江省水运工程竣工文件编制办法》 　（2004年版）（浙交〔2004〕6号） 指挥部归档条目 项目总体立项审批文件 各段立项审批文件 勘察设计 初步设计 施工图 变更设计 各类合同 各类会议纪要 指挥部归档条目（续） 工程通知单 工程索赔 土地征用许可 土地勘测 房屋拆迁调查 拆迁补偿协议书 “三改工程”相关文件（改路、改河、改线） 指挥部归档条目（续） 招投标（可分资格预审、招标文件、招标会议、投标文件及中标通知书等）（可按分项、合同段设置条目） 工程管理文件（按年设置计划进度、质量管理、资金控制等条目） 各单项验收和竣工验收 　*投标文件中通过资格预审入围单位或推荐中标候选人但未中标单位的标书也要归档，保管期限为短期（10年）。 施工单位归档条目 开工报告（含合同段和分项工程开工报告） 施工组织设计、进度计划 工程变更文件 计量支付 安全检查 施工日记 质量评定（按分项设置） 原材料报验单 施工单位归档条目（续） 试验报告（按分项设置） 中间交验审批（按分项设置） 施工记录 沉降观测 竣工图 照片、录音录像 监理单位归档条目 监理规划、实施细则 项目部人员审核、变更 施工质量检查、通报等 工程监理报告单、通知单 工地会议纪要 索赔审批单、申请单 水泥砼、砂浆抗压强度监理试验 钢筋试验 监理归档条目（续） 粗集料试验、鉴定 细集料试验、鉴定 土工布、塑料排水板试验 桩基检测汇总 合同段及其分项工程监理质量检验评定汇总 监理工作报告 照片、录音录像 容易疏漏的问题 编写大事记： 　若已完工工程没有及时记录的，须补写。 工程变更一览表 　要把“变更令号”、“变更内容”、“变更金额”、“相关文件档号”、“竣工图档号”一一对应填写完整。 　　　　　　　　　工程变更一览表　项目名称　　　　　　　　　　　　　施工单位名称　　　　　　　　　　　 档号确定 1.档号示例： J048－2.2.11 －1.0001 档号确定 2.东宗线二期档号： 　　GL9.1111.Ja1-案卷号 正确填写案卷目录和卷内目录 案卷目录和卷内目录要用激光打印。 目录统一使用excel电子表。 卷内目录填写： 目录标题栏采用加粗的3号宋体，责任者等字段名称用加粗的小3号仿宋体，其他用4号仿宋体。 （excel打印的分别用16、15、14号） 序号：以1件自然件或一组文件为一顺序号。 文件编号：完整的代字代号 责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。 日期：标准格式同一条目内时间取文件最后形成时间；时间不明确的一般考证到年，无法考证月日的，用0代替，补足8位数。 页号：最后一条页号要标明起止页 档案案卷装订和编目 使用原件 ：如果没有原件的要在备考表中注明原件位置。 案卷装订：装订整齐，按三孔一线标准装订，孔距统一不偏斜。 编制页号：将页号编在文件正面的右下角，背面的左下角；成册的文件不必另编页码。不得跳号，保持清晰无误。如有遗漏，应及时补敲页码；如张页号已连续，那么以.1表示。 卷内备考表中立卷人、检查人要填写齐全，如实填写。 案卷封面打印 1.案卷号：档号位置统一盖档号章（移交时不用盖） 2.工程名称打在封面正中空白处居中打印 3.案卷题名：由三部份组成：单位工程（分部分项工程）+结构（桩号）+文件名称，概括简明、准确。 卷内备考表 说明： （1、卷内文件数量） （ 2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况） 立卷人： 年 月 日 检查人： 　　 年 月 日 使用标准档案盒 选用