高效会议培训教材PPT版本..pptVIP

?2010 All rights reserved. ?2010 All rights reserved. 高效会议 Effective Meeting 目的 提高会议效率 避免不必要的会议 开始高效率的评审会议 议程 会议目的 低效的表现 会议类型 会议角色 会议原则 高效会议 何时不需要开会 总结 会议目的 信息传达 解决问题 做出影响团队的决议 需团队协作完成工作 低效表现 开始前 未通知关键人、通知不及时 主题不明确、例行公事 没有准备好 时间、地点、人、材料 会前阅读、准备相关资料 低效表现 会议中 缺乏控制 讨论过度、无谓争吵、没有时间控制 跑题、众说纷纭 角色不明确 主持人、调解人、记录员…… 没有结论 难以达成一致 没有明确结果 低效表现 会议后 没有会议记录 缺乏跟踪执行 缺乏反馈 会议类型 信息分享/状态更新 全体大会、项目例会 问题解决 方案讨论 计划协调 项目计划 评审 代码、文档评审 培训 会议角色(1) 主持人/Host/Lead 调解人/Moderator/Facilitator/Coordinator 记录员/Recorder 参加人/Participant 会议角色(2) 主持人/Host/Lead 确定会议主题、议程、期待结果 会议角色(3) 调解人/Moderator/Facilitator/Coordinator 协调参会人员 控制过程、把握时间 做出结论 会议角色(4) 记录员 记录 开始时间 与会人员 时长 客观、准确记录 会议要点 评审意见 如有必要，与发言人确认 会议角色(5) 参加人 有备而来 提供输入 听、理解 积极发言 有责任 协助主持人、调解人达成会议目标 对达成的决议负责(Ownership) 会议原则 别人说话时不要打断 别人说话时要倾听 不开小会 让每个人都有机会发言 是否做出决议？ 最高级别经理做出最终决定 多数票当选 所有人达成一致 每个人都可接受的观点 高效会议(1) 会前 会议发起人 确定主题、议程、目标 (联系调解人) 确定主持人、(调解人)、记录人 关键参加人、相关参加人 确定时间、地点 准备 提前一定时间 材料 发送通知 高效会议(2) 会中 主持人宣布主题、目标，按照程序主持会议 与会人员按照主持人安排，依次进行会议 调解人负责控制进度、时间，终止不必要的讨论、争吵等 记录员记录会议内容 高效会议(3) 会中 控制 按时间计划进行每个议程 识别不直接相关问题（须记录，不能忘） 消灭冲突信号 中断讨论，回归主题 进行面向决议和行动的讨论 高效会议(4) 会后 尽快发送(打印)会议记录 跟踪、执行会议结论 联系不到场的相关负责人 交流背景、行动、截止日期等 尽快决定是否需要再次开会，并安排计划 何时不需要开会 电话、邮件可以解决的问题 缺少关键信息 关键人员缺席 准备时间不足 总结 准备 执行 跟踪 案例——评审会(1) 会前 确定调解人并与之联系 确定时间、地点、评审类型、评审人 发送评审通知 填写To/CC、主题、内容 时间、地点、人、项目、材料、截止日期、评审类型 案例——评审会(2) 会中 主持人开始会议 材料是否齐全、重要人员是否到场 记录员记录与会人员、准备时间（是否符合要求） 作者带领大家逐页审阅文档 评审人与作者问询讨论 陷入讨论过度时，调解人终止讨论，回到正题 逐个发言 达成一致 记录员逐个记录问题 做出结论 案例——评审会(3) 会后 记录员发出会议记录 To与会人员、和需要后续工作处理的未到场人员 Cc其他相关者（负责人、领导……） 作者按照评审意见进行修改 完成Reply To All，告知修改状态 提交文档或代码 其他相关人员按照会议记录完成工作 QA ?2010 All rights reserved. ?2010 All rights reserved.