医疗保险档案肾的管理.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 各项内容必须按照规定位置填写，不得自行打乱各项内容的位置，如确需增加项目，可在归档章右边增加项目栏。一般来说：全宗号、年度、保管期限、件号是必须项，机构或问题、每件文件的总页数是选择项。 全宗号： 是由国家综合档案馆对接收档案范围内各立档单位编制的代号，已经由国家综合档案馆给定全宗号的立档单位可以填写，没有全宗号的立档单位可将此项空留，待档案移交进馆给定全宗号后再补填。 年 度： 指归档文件的形成年度，填写时要注意，采用公元纪年，以4位阿拉伯 数字表示，如2006。 保管期限： 按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》附件《社会保险业务材 料归档范围与保管期限》给定的保管期限填写。目前，养老保险档案保管期 限划分为“永久”、“100年”、“50年”、“30年”、“10年”5种，代码分别为“Y、H、 C、Z、D”，填写时可直接采用简称或代码。 件 号： 即养老保险文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号，养老保险 文件在年度、分类、保管期限确定、排列后，就可在确定的分类方案最低一 级类目内，按养老保险文件的排列顺序从“1”开始标注小流水号。 例如： 采用“年度---环节---保管期限”三级分类方案的，其“保管期限”就是最低一级类目，室编件号就是： 2005年、管理类、 永久1，，，100年1，， 50年1，，， 待遇类、 永久1，，，100年1，， 50年1，，， 馆编件号可不编，等档案移交进馆时，按国家综合档案馆要求编写。 这里需要强调的是：如果每件文件本身没有自编张页号的，应在每件文件内的右上角逐页编制每件文件的张页号，归档文件有自编张页号的，可不用再编。 这点很重要，在随后的填写归档文件目录时，还会碰到。 机构（问题）： 填写分类方案类别名称。如类别名称太长的可以填写通用简称，但不可随意简化。 （五）填写归档文件目录 归档文件目录栏目有7项内容： （1）件号：即填写室编件号； （2）责任者：即文件的发文机关或署名者； 填写时一般应填写全称或通用简称，联合发文的，一般应填写所有责任者，责任者过多时，可适当省略，但发文单位是责任者时，必须抄录。 （3）文号：即发文字号，照实填写； 有些单位不填字头、年代，只填文件号是不对的，如期刊、简报则要填写期刊、简报编号。 （4）题名：即文件标题； 一般应照实填写，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反映内容时，副标题可不抄录；并列题名是其它语言文字书写的题名时，要与正题名一并抄录；文件没有题名或题名字义不清，不能够揭示或不能全面揭示文件内容的，应补充拟定题名，并加[ ]；有些文件的附件独立性较强的，如正文仅仅是实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充和说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附件题名外加[ ]。 （5）日期：即文件的形成日期（落款日期） 填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，单月前要加0，或将表示年、月、日的数字回行填写，如：2006年6月16日，可标注20060616；这与照片档案时间标注一样。 （ 6）页数： 要填写每件文件的总页数。凡有文字、图表的页面为一页，空白页可不计。来文与复文、正文与定稿等作为一件的，填写页数时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件归档文件的页数。 （7）备注 填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的情况较多时，可在备注栏上标“*”，将具体内容填写卷盒内备考表中。 归档文件目录采用A4国标型，各单位可根据实际采用横式或竖式都可以，目前，全省各单位基本采用的是竖式格式的，因为，它可以一式两份，一份放在卷盒内，与归档文件排列统一。 另外，归档文件目录抄录好后，应单独装订成册并编制归档文件目录封面，封面可以视具体需要设置项目，一般有全宗名称（立档单位名称）、年度、保管期限、机构或问题