公司《设备合同标准化管理》流程.docxVIP

PAGE \* MERGEFORMAT4 关于发布公司《设备合同标准化管理》的流程通知 各部门负责人、各位同事： 为规范公司合同签订，履行和付款程序，并最大限度的避免风险，起草以下管理和签订程序。 见附件：《设备合同标准化管理》 编制部门： 技 术 部 编制人员： 李 儒 勇 编制日期： 2017-11-22 附件： 《设备合同标准化管理》 管理目的 为规范公司合同签订，履行和付款程序，并最大限度的避免风险，起草以下管理和签订程序 适用范围 本办法适用于公司签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。 工作流程 合同签定审核管理 公司各部门负责起草与本部门职责范围内合同，参与合同谈判，组织会签；参加对合同履行的评价； 工程部负责审核工程合同的各项技术条款； 商务负责合同的工期、造价、质量等各项技术条款，及确认待签合同与审批调整建议的一致性； 财务部审核合同付款，发票纳税等相关财务有关条款； 其他部门审核本专业所有合同的技术条款。 合同起草谈判会签 合同执行部门负责起草和谈判，组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括： 合同名称； 甲乙方名称及地址，经办人联系电话； 甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章； 合同签订日期； 标的（内容） 数量、质量； 价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）； 履约方式、地点、费用的承担； 违约责任（甲乙方权利和义务） 生效、实效条件； 争议解决的方法； 合同的份数及附件； 保密条款（视合同性质需要） 合同负责或主办部门填写《合同审批单》、合同摘要并附合同文本，合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，按权限审核报批； 合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。 相关部门合同审核 合同执行部门合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款； 设计、工程、营销部门，审核合同的相关技术条款； 商务部审核合同价款及价款调整（项目价款计算书作为合同附件）、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款； 财务部审核签字公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款； 最后提交法务部门（或法律顾问）分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。 合同的签署和盖章 合同原则上由对方先签字盖章；合同按照规定审批顺序全部完成后，由合约执行部门按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续； 合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本原件及副本原件全部交行政办公室存档，合同副本复印件交财务部、及合同执行部门留存使用；（原则上合同原件严禁外借，项目报建、报批除外） 合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，如对方拒收应即改为特快专递方式重发。 合同执行过程中，财务部应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合同执行情况进行分析，做到心中有数； 原则上公司不办理先建设后补合同的程序。 合同变更转让及解除 变更合同范围和付款条件，转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式； 工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更； 变更、转让或解除后合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知，方式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。