总裁办部门职责件.docVIP

未经许可 严禁翻印 总裁办公室概述 部门代码 ZY-ZCB 部门级别 二级部门 上级部门 置业总部 部门定位 基本职能 工作目标 部门组织图 部门岗位图 计划管理部职责说明书 部门代码 ZY-ZCB-JH 部门级别 三级部门 上级部门 总裁办公室 部门定位 计划管理部负责按照集团决策层要求，通过计划、例会、报表、检查、评估等方式确保房地产体系各项经营管理的整体系统规划、具体工作的推进执行到位以及实现既定管理绩效。对置业总部整体工作及重大项目实施计划管理，确保集团工作按照计划目标顺利完成，并及时向集团决策层反馈相关信息。 基本职能 计划制定、例会、报表收集整理、计划执行控制、计划完成评估与考核、制度流程执行监控 工作目标 确保前期、工程、营销、财务、其他职能等各房地产体系各项经营管理的整体系统规划、具体工作的推进执行到位以及实现既定管理绩效。 部门组织图 职 能 职 责 内 容 备 注 建立健全制度机制 1、负责建立健全置业总部各中心部门计划管理、例会、报表、检查制度和机制。 制定重大工作计划 1、负责对集团各体系、各大区及直属项目和其他产业年度、季度、月度及重大单项工作计划的制定。 例会与报表 1、负责监督并参与相应体系的例会，收集相应体系的经营报表并整理上报。 跟进工作 1、负责跟进各体系、各大区及重大专项工作。 定期上报分析问题 1、负责按照工作计划，确认各项工作计划的完成情况，定期汇总上报，并分析未完成原因及存在问题。 有效评估考核 1、负责制定和完善各项工作任务评估和考核方法及手段，对各项工作进行有效评估和考核。 监察检查 1、负责监督、检查在计划执行过程中各项制度、规范、标准、流程的执行情况，并对发现的问题及时反馈。 秘书部 职责说明书 部门代码 ZY-ZCB-MS 部门级别 三级部门 上级部门 总裁办公室 部门定位 秘书部是为总部办公室日常管理工作提供服务保障的部门。秘书部通过规范办公室内部秘书事务，确保日常管理工作的开展。 基本职能 秘书部主要承担秘书管理、内部机要管理（包括发文、档案、保密和印章管理）、会议管理、文书撰写、内勤管理、高管出差出访保障、内部团队建设等职能。 工作目标 部门组织图 职 能 职 责 内 容 备 注 秘书管理 1、参与秘书岗位职责说明书的核定； 2、参与秘书招聘面试/任用环节； 3、参与秘书基础培训管理：包括总部办秘书入职培训、在岗培训及评估考核。 内部机要 管理 机要管理包括发文管理、档案管理、保密管理、印章管理 1、发文管理： （1）负责置业总部发文制度的修订，各体系发文规范的检查、监督等； （2）负责总部办发文的审核、编号、下发及存档； 2、档案管理： （1）建立健全总部办公室文件收发及档案管理制度，并负责检查、指导落实情况。 （2）负责整理和管理总部办公室各类档案资料，重点做好机要文件的接收、整理、传递、打印及存档工作。 3、保密管理： （1）建立、健全总部办公室保密管理制度，并负责落实； （2）负责监管机要文件的寄递与接收工作； （3）负责对总部办、总经办体系机要管理人员进行管理、指导、培训和考核； （4）牵头组织对总部办内部泄密事件的调查工作； （5）负责对总部办体系保密措施的整顿、改进。 4、印章管理： （1）建立和完善置业总部印章管理制度、流程及规范； （2）负责审核印章、戳记的刻制申请和销毁申请； （3）负责对各相关部门日常印章保管、使用情况进行监督，定期不定期组织相关检查工作。 会议管理 1、按照例会管理制度，针对总部层面重要会议，负责相关会议通知、会议资料/发言稿等的草拟；会务需求的下达、跟进，会务准备情况的检查；协助会议记录，下发会议纪要，并对重要讲话、会议决议组织传达、学习与落实。 2、负责指导并监督总部及各公司相关会议的组织、召开情况。 3、协助重大专题会议和重大专项活动的组织工作（如：签约仪式、之夏等大型活动）。 文书撰写 1、协助总部办公室以置业总部名义发出的对外函件、重要公文等的文书草拟。 会务接待 1、协助制定总裁对外接待方案、组织落实接待工作。 内勤管理 1、负责年度总部办公室的固定资产管理和预算； 2、负责总部办公室内部办公用品的领用； 3、负责总部办公室内部人员的票务预订、报销、考勤等事务。 高管内务 1、牵头组织高管人员的后勤保障工作，做好相关福利制度的落实 高管出差 、出访保障 1、根据需求制定高管出差、出访行程； 2、负责对高管出访地人文环境、出访单位背景资料的收集和整理； 3、负责高管出访相关手续的办理； 4、配合高管个人秘书做好高管出差、出访期间的公务整理； 5、负责在高管出差、出访期间同相关人员保持沟通，及时处理突发事件。 内部团队 建设 1、负责总部办内部的员工活动、团聚活动组织工作； 2、协助做好总部办内部工作氛围的营