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食堂食材配送服务蔬菜水果配送项目项目档案管理制度

为了加强各个蔬菜和水果配送项目档案资料的管理工作，充分发挥档案资料在我公司各项工作中所起的留存依据以及便于查找作用，依据有关法规、条例、特制定本制度。

一、档案管理人员配备及职责

（一）人员配备

主要人员配备表

职务

姓名

持何种资格证件

已承担项目情况

证书名称

级别

共计人数

（二）岗位职责

1.工作人员分工

分管领导：

办公室主任：

项目档案管理员：

兼职档案员：

2.各成员职责

（1）分管档案工作领导

①领导蔬菜和水果配送项目的档案管理工作。

②审定蔬菜和水果配送项目档案管理各项制度，并监督贯彻执行。

③解决档案工作中的实际问题。

（2）主管档案工作办公室主任

①组织制定档案管理制度，并认真执行。

②抓好项目档案建设与管理工作。

③定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。

（3）档案管理员岗位

①对项目形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

②负责集中统一管理项目各种门类和载体的档案以及有关资料。

③贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的各项规章制度。

④对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为项目各项工作服务。

⑤办理领导交办的其他档案业务工作。

（4）兼职档案员责任制

①协助档案管理员做好各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

②负责档案信息微机录入及信息化管理工作。

③办理领导交办的其他档案业务工作。

3.档案室工作职责

（1）贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守档案管理的各项规章制度，制定本项目档案工作的相应制度，并组织实施。

（2）贯彻执行公司关于保守公司机密的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。

（3）制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。

（4）按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。

（5）对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。

（6）准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。

（7）严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。

（8）负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要求，保证档案库房的安全和卫生。

（9）加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成领导交办的其他有关档案业务工作。

二、档案资料管理的要点

1.重要的档案资料的交接必须经过负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。

2.档案保管由专人负责，以达到文件管理要求，做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件。

3.档案资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。

4.档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由负责人或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。

5.档案资料的管理必须做到“七防”即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料环境条件符合要求。

6.采用各种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。

7.尽可能把其它形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。

8.电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期失效文件。

9.原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。

10.档案的鉴定由管理处经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。

11.档案按不同性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，分柜保存，为工作方便可设置部门开架档案。

三、档案管理流程

为加强文件档案管理，规范项目文件档案的收集、归档程序和方法，确保项目档案的完整性、准确性和系统性，提供符合项目需求和保证管理体系有效运行的证据，特规定档案管理流程。

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