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知识经济时代背景下对企业档案管理策略的思考 　　知识经济时代背景下对企业档案管理策略的思考　 　　摘要知识经济背景下档案工作对现代企业发展意义非凡，企业可以通过树立现代企业档案意识、利用计算机信息技术手段和建立企业档案馆等途径来实现企业档案更好地服务企业发展的目的。 　　关键词知识经济企业档案 　　作者简介：苏娟，河南大学计算中心办公室。 　　中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1009-0592(2011)08-214-02 　　档案与档案管理是人类社会独有的文化现象，是人类共同记忆大厦的基础。正是有了档案和档案整理，人类社会的时空统一性和整体连续性才得以维系和完善。斗转星移间，人类社会一刻不停地发生着变化，档案与档案管理工作也随之发生了巨大的变化，从最初的“结绳记事”和“刻木为契”等记事方法到如今的电子档案无一不体现着社会生产力的变化和人类社会交往的扩大。众所周知，科学技术迅猛发展的今天，作为科学技术源泉的“知识”被普遍认为是产生经济价值的核心要素，高知识含量的产品和服务所创造的经济效益在国民生产总值中所占的比例越来越大——我们已经步入了知识经济时代。　 　　在知识经济时代，我们的档案和档案工作发生了一些变化。其中最明显的即档案的所有权发生了变化。随着经济体制改革的不断深入，我国实行以公有制为主体，多种所有制经济共同发展的基本经济制度，与此相应，档案作为国家机构、社会组织和个人在社会活动中的记录，其所有权归属也呈现多元化趋势。因此，在知识经济时代，企业的档案管理成为档案管理领域的新问题。笔者通过论述档案工作的重要性，尝试提出在知识经济时代，企业档案管理的一些策略与方法。 　　一、档案工作对于企业管理的价值和作用 　　如上文所提及的，档案是人类社会独有的文化现象，无论是国家还是社会组织，都在日积月累地搜集和保存档案，这是因为档案具有独特的作用，主要表现在行政、业务、文化等方面。 　　档案是各级机构行使行政职能、从事管理活动的记录。这些记录对于企业工作的连续性和高效性有着不可或缺的参考作用。谢伦伯格认为“档案是一个政府借以完成其工作的基本行政工具，它是政府机构赖以建立的基础。”这一论断同样适用于作为社会组织的重要形式——现代企业。档案记录了大量工作经过和经验，企业的各级机构都需要借助这些经验保证其决策的正确性、管理的连续性和高效性。　 　　档案也是体现各个领域业务发展史的活化石。档案记录了各行各业运营的经验、教训。任何领域的业务都不可缺少档案记录，这是因为在业务活动中常常需要一些来自之前活动的精确数据，而这是仅仅依靠人脑和语言难以胜任的；除此之外，各种业务档案中，以文字为表达方式的记录只是一部分，还有大量以图形和表格为表达方式的记录。例如在企业管理方面并不陌生的会计档案和商标档案，前者是以统计数据和会计报表的形式存在的档案，后者则是以设计图纸的形式存在的。 　　除此之外，档案还在企业文化的形成，处理法律关系中具有重要作用。正是因为档案具有如此多样和重要的作用，才使得档案对于企业管理具有非凡的价值。档案对于现代企业的价值，即指档案对企业的有用性。就其具体表现而言，从不同角度划分，档案对于企业管理的作用有以下几种表现形式： 　　（一）凭证价值 　　档案是历史的真凭实据，正是这种特性，构成了档案的凭证价值。 　　档案的凭证价值使它可以成为考察、研究和处理问题的依据，成为法律权利、义务与责任的证据。以知识产权为例，我国自从1980年6月加入世界知识产权组织以来，为了与国际知识产权标准接轨而制定了一系列保护知识产权的法律法规，收集并保存了与各类知识产权相关的档案系统。这些档案在日后成为处理知识产权纠纷的凭证。　 　　（二）情报价值 　　档案是经验的记录，这种可供参考的有用性构成了档案的另一个基本价值——情报价值。 　　现代企业的各类档案中，有一类记录着该企业未曾公开的数据和知识，包括技术图纸和数据报表等，这些档案就是这个企业的技术秘密和独有知识。如果企业不做好相应的档案整理和保密工作，在如今充满竞争的市场经济大潮中无疑会给自己带来不可弥补的经济损失。 　　二、对于现代企业档案管理策略的思考 　　综上所述，档案和档案管理对于现代企业具有不可替代的作用和价值，然而，在现今社会中，一些企业对档案工作仍然不够重视。以下是笔者基于改变全员档案意识薄弱现状，使企业档案有助于企业发展的一些思考。 　　（一）增强全民档案论文联盟意识 　　档案在现实生活中的存在方式非常多样，并且与许多事物有着复杂的联系，就企业档案来讲，散落在企业各个部门的文件即是企业档案的前身。对于这些散落在各部门的文件，我们应该加强对其搜集、保护的意识，因为这些散落的文件中记录着一个企业从小到大的经历，记录着失败或成功的经验教训；包含着