央企档案管理制度.doc

7A版优质实用文档 PAGE PAGE 4 7A版优质实用文档 央企文件档案管理制度 为适应公司发展需要，加强文件档案立卷工作，特制定本制度。公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司重要的文件档案由公司集中统一管理，维护文件档案的完整性与延续性，方便查阅及利用。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中己办完的文件、资料及时归档公司。 档案室负责文件档案立卷归档工作，具体职责为文件档案收集、整理、立卷、保管、调阅。档案室负责人与档案主管员负责该项工作具体执行。因人员工作工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。文件档案管理及当事人均要遵循《保密法》及保密协议。 公司各种有保存价值的文件资料，包括：公司基本档案、合同协议、建筑文档、工程设计图、机器设备资料、科技档案、技术图纸、人事档案等，都应按照本制度的规定分别立卷归档。 （二）文件档案收集管理范围 档案室负责文件档案的收集，各部门均应按照档案室要求，在合理时间将文件材料移交档案室。凡公司缮印发出的公文一律由档案室统一收集管理。一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷后交。会议文件由会议主办部门收集归卷。 公司保管文件档案范围 建筑文档、机器设备资料、科技档案、技术图纸、招投标资料、网络运行后台资料，以及与有关单位来往的重要文书、合同、协议等。 人事档案，以及干部任免、职工奖励处分等文件材料。 内部重要的文件资料，包括：公告、通知、报告、决议、总结、计划书、统计报表、会议简报纪要。 外部重要的文件资料，包括：上级机关发来有关决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划。 公司基本档案、历史沿革、大事记，以及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 各部门及各工厂规章管理细则的复印件。 各部门保管文件档案范围 部门例会纪要、业务函件、往来文件。 客户业务信息、资料、销售报表。 各部门及各工厂的规章管理细则。 原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。 （三）文件档案分类整理保存 档案室负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索（清单）、保存、调阅使用。 文件档案分类归档 文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”、两大级别。该规定中“（二），第五条，1，2，3”为“加密”。 档案分类应力求切合实用。应视文件材料内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依文件材料性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 同一“小类”(或细类）的文件材料以装订于一档夹为原则，如文件材料较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类(或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。 文件档案整理保存 每季末整理文件档案检索（清单）。 文件档案要保存在专用档案柜中并上锁，在条件允许的情况下设立专门的档案室。 储存文件档案的电脑要有适合档案管理的硬件配置，电子文本要有备份。 文件档案保存期限 永久保存：(1)公司章程；(2)股东名册；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权及其它债权凭证；(8)工程设计图、建筑档案、机器设备资料、科技档案、技术图纸；(9)其它经核定须永久保存的文书。 10年保存：(1)预算、决算书类；(2)人事档案、会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其它经核定须保存10年的文书。 在目前公司文件档案建制初期，不涉及文件档案的清理销毁，相关规定另行规定。 （四）文件档案调阅管理 　调阅文件档案要履行调阅手续。调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。 　调阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。 　内部调阅 普通文件档案：要办理调阅手续，并由档案室文件档案主管、负责人两级签字确认。 调阅“加密”文件档案，要办理调阅手续，并由档案室文件档案主管、负责人、公司领导三级签字确认。 　外部调阅 普通文件档案：要办理调阅手续，并由公司业务关联人、档案室文件档案主管、负责人三级签字确认。 调阅“加密”文件档案，要办理调阅手续，并由公司业务关联人、档案室文件档案主管、公司负责人四级签字确认。 调阅范围 外部机构调阅文件档案调阅只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过公司负责人批准。 调阅时间 一般文件档案最长不超过二周。 “加密”文件档案最长不超过一周。 如上指引解释权属于公司，未尽事宜，