新乡学院精品课程文学院秘书学教研室课件.ppt

（3）文件的装订 ①排放：归档文件应按“件”装订。“件”内排序，顺序如下： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后； 中文本在前，外文在后 。 . ②对齐 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 一般采用左侧装订，应将左、下侧对齐。 . ③装订方式 A.总的要求： a符合档案保护的要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。 b选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。 . a线装式：这是目前采用最多的方法，除了较厚的文件使用“三孔一线”装订外，其他文件都是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边。 优点：这种装订方法比较简单易行，而且这种材料从档案保护的角度看，无疑是最好的选择。 缺点：这种方式针脚过密、易造成纸页从装订处折断，而且也不利于重复装订。 B.几种常见的装订方法 . b 粘接式 使用浆糊及胶水粘贴的办法装订文件。 优点：这种方法成本比较较低。 缺点：但存在可逆性差、影响复印扫描的缺点，而且发生错装、漏装时，拆除很不方便，极易撕坏纸张。 采用热熔胶封装，使用成本高不易推广。 . C 变形材料 目前变形材料装订主要是两种： 一种是用塑料制品装订，但塑料制品强度、韧度不够，年久会变硬断裂，因此不是一种好的档案装订材料。 另一种则是目前档案界争议最多的，即用钢钉、不锈钢夹等金属制品装订，这种方法应该是所有装订方法中最为简单方便的，但对材质选择有较高的要求，必须采用质地优良的不锈钢制品，其成本非常高。 . 小结 现有的装订方式和用品各有利弊，在实际操作中，可以把几种装订方式和用品配合起来使用。其中线装是要提倡的方法。 例如永久、长期保管的那部分档案比较重要、珍贵，可以采用线装，为了避免因针角过密而折断，可以用纸把轧边的左上角包起来，这样能起到一定的保护作用。对于短期保管、非进馆范围的档案，可以采用不锈钢钉这种最方便的办法来装订。同一种保管期限中的文件装订方式应保持一致。 . 3、归档文件的分类 归档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机整体的过程。 . （1）分类方法 ①年度分类法 定义：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。这是运用得最广泛的分类方法。 优点：可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，并且同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。 . 年度分类法应注意的问题 A.一般以文件的签发日期（即落款日期）为准。 B.几份文件作为一件时，应以装订时排在前面的文件的日期为准。 C.文件没有标注日期的，应通过各种手段考证和推断文件的准确日期或近似日期。 . ◆专门年度的分类方法 专门年度：就是根据工作和生产上的特殊需要，对于一个年度的起止日期不以1月1日至12月31日来计算，而是另外专门规定的一种起止日期来计算。 思考：学校里所采用的学年是怎么计算的？ . ②机构分类法 定义：就是根据文件处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。 优点： 能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系。 由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。 . ③问题分类法 定义：就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。 优点： 可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。 . ◆类别设置：大多参照本单位内部的组织机构的职能性质来设置类别。 如：将党委、工会、共青团等机构形成的文件划为“党群类”，业务部门形成的文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的文件划为“行政类”。 . ④保管期限分类法 定义：就是根据划定的不同的保管期限对归档文件进行分类。 永久、长期（16—50）、短期（1—15年） 优点： 能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施。 同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。 . （2）复式分类法与分类方案 在档案室的实际工作中，归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。 . ①年度—机构（问题）—保管期限 例： 2001年： 办公室…永久、长期、短期 人事处…永久、长期、短期 管理