归档玟件整理规则.ppt

第一章 归档文件整理规则 第一节《归档文件整理规则》概述 一、《规档文件整理规则》的意义 改革开放以来，随着全球经济一体化、科技进步和社会经济发展步伐的不断加快，各个领域工作的国际标准化、现代化、规范化，成为必然趋势，对各个行业都提出了全新的要求。在档案工作方面，传统的立卷方法在组卷过程中人为因素过多，手工劳动量过大，工作效率低，利用不方便。同时，传统的立卷方法严重束缚了计算机等办公自动化设备在机关档案部门的发展与应用。国家档案局适应新形式的需要，与发布2000年12月6日发布了《规档文件整理规则》 ， 并于2001年1月1日起正式实施。 其意义是： 《规则》的制定是适应档案管理现代化的需要，对传统立卷方法进行的改革，它不是全面否定传统的做法，也不是照搬国外的模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和其它国家经验进行了综合与扬弃，是在批判的基础上的继承。新的整理方法不只是操作方式上的变化，更是一次观念上的突破。《规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。 《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法。是实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。 二、《规档文件整理规则》的基本特点 《规则》从档案工作实际出发，减少归档文件整理中的人为因素，简化整理程序，提高工作效率，适应机关办公自动化和档案管理现代化需要，符合文档一体化需要，具有鲜明的特点。 1.简化整理程序，减少手工劳动，提高工作效率。 简化整理程序就是减掉了那些难以把握的人为因素和不必要的手工劳动，减少了整理工作对机关档案部门人力、财力和物力的占用。由于传统立卷方法基于手工管理方式，其本身要求人工劳动难度最大，尤其是案卷组合和案卷标题的拟写。一个案卷质量高低在于卷内文件涉及相关问题是否具有一定的联系，联系越紧密问题越集中，案卷就越容易立成，标题也比较好拟。反之，卷内文件之间的联系很少，该卷就成了杂卷，任何概括性地标题都无法如实反映案卷的全貌。而这种联系完全由整理人主观上进行组合和关联，.案卷质量受到整理人主观因素的极大制约。因此，放弃案卷，实行文件级整理，才能降低整理方法的复杂性，减少主观因素对整理工作的影响。归档文件以“件”作为整理单位并将分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三项，操作简单，人为因素减少，减轻了档案人员工作量。 2.兼容计算机和手工管理方式，兼顾档案室与档案馆两种管理方式 （1）兼顾档案室与档案馆两种管理方式 计算机技术的引入对档案管理现代化有着重要意义。但从实际现状来看，全面普及计算机管理还有一定的困难，目前尚处于手工和计算机两种管理的衔接阶段，并且这一阶段可能持续相当长的时期。因此《规则》在适应现代化管理需要的前提下，兼顾了手工管理方式，做到既有引导性，又体现现实性。一方面，为提高检索的准确率，实行文件级目录检索；另一方面，考虑到手工管理的需要，保留了分类、排列等工作环节，特别是强调按事由排列，便于在不使用计算机的前提下提供系列文件。 （2）便于档案馆室衔接 归档文件最终归属是档案馆，整理方法亦兼顾到档案馆管理的特点和要求。例如，考虑到档案移交进馆时，需要再鉴定、整理，件号可能出现断号或跳号等现象，因此《规则》中对件号设置了室编、馆编两种，并在设计归档章，盒脊等格式时预留下位置，方便需要时重新编号。 第二节　归档文件的整理 一、归档文件整理的意义 机关工作中形成的大量文件在办理完毕后要加以系统地整理，这是由于使用和处理过的文书，有必要系统地加以管理和保存。 第一，文件的现实作用和历史作用，决定了办理完毕的文件需要归档整理。机关通过制发文件履行职责、行使权力、交流情况、总结工作等。制发文件的目的达到后，文件内容的现实效用也就消失了。但是作为一种物化了的信息，文件的内容仍然存在。它们反映了机关所进行过的活动，所以机关制发的文书有两重性质。办理过程中它们是办事的工具。工作办理完毕，它们就成了机关活动的历史记录。机关文书的这种两重性决定了文书不仅有现实作用而且还有历史作用。它的现实作用的完结也同时意味着它的历史作用的开始。我们知道，机关工作是连续进行并不断发展、不断变化着的，在机关工作中接受新的任务，制订新的计划，遇到新的问题，出现新的情况，需要做出正确的决策时，都有必要参考和借鉴过去工作中的经验和教训。而要了解过去工作的情况，最有效的途径就是查阅当时工作中形成的文件，因为文件中记录下来的事实是最可靠的依据。所