塑造企业形象提升员文工素质.ppt

塑造企业形象提升员工素质 ——恒有源公司秘书培训 第一章 公司秘书职业标准 一、“秘书”的涵义 拉丁文 Secretarius 英文 Secretary 劳动部《秘书职业技能标准》 专门从事办公室程序工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员 协助领导处理各种事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，是上司的参谋、助手。 国际秘书联合会对秘书的定义 秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上司的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。 欧洲职业秘书联合会对秘书的定义 对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。能在一定范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表她（他）的上司。 秘书与他的顶头上司有一种特殊的关系。因为他以“伙伴”关系紧密地和上司一起工作，以达到上司的职务所要达到的目标。秘书在忠于他的上司的同时还必须忠于他的那个公司。从这个意义上，那个公司就是整个的经营管理部门。因此，秘书应该尽自己最大能力为这个公司服务。上司是经营管理部门的成员，而他的秘书在这个部门的紧密配合中起着重要的作用。秘书必须知道并尊重每个经理人的作用，通过他的工作为使这个组织实现全面有效地顺利工作作出贡献。 ----约翰· 哈里森 初级秘书 中级秘书 高级秘书 二、秘书工作的特性 辅助管理、综合服务 秘书辅助领导是通过处理许多耗时的琐碎事项和任务来进行的，如为报告和篇幅较长的备忘录收集和组织材料、保管机密文件、传送和管理有关的情报、收集有关领导指示的材料、拟写或笔录口授的信件以及执行领导布置的其他任务。 -----韦式秘书手册 三、秘书工作的作用 （一）助手作用 （二）参谋作用 （三）传递信息的耳目作用 （四）枢纽作用协调作用 （五）窗口作用 组织参谋 领导助手 群众桥梁 机关管家 四、秘书主要工作内容 办文 办会 办事 五、秘书工作的宗旨 1、为领导服务 2、为各部门服务 3、为群众服务 六、秘书的综合素质及修养 1、没有权力欲 2、做事干练，能严守机密 3、熟练操作各种办公自动化设备 4、具有较强的文字处理能力 5、主动热情、遵守纪律、性格随和 -------《A管理模式》 （一）秘书应具备的个性特征 1、内外兼具 2、稳重踏实 3、灵活变通 4、善解人意 职业性格： 正直、善良、热忱、温和、豁达、缜密、内敛 （二）秘书的知识结构 1、基础知识 社会文化基础知识 自然科学基础知识 2、专业知识 秘书业务知识 所在行业专业知识 3、相关知识 （三）秘书的能力素质 1、语言表达能力 2、协调沟通能力 3、交际公关能力 4、办事能力 5、组织管理能力 6、操作能力 7、应变能力 8、记忆能力 全美秘书协会对秘书的要求 1、像心理学家一样善于观察和理解他人。 2、像政治家一样有灵敏的头脑。 3、像外交官一样有潇洒的风度 4、有调查各种棘手问题的丰富经验。 5、有良好的速记能力以及文字功夫。 6、谙熟各种商业往来中的法律关系 7、能熟练地使用各种办公自动化设备 8、具备相当的金融和税务方面的知识 9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类 （四）秘书优秀的个人品质 1、分寸 2、默契 3、谦虚 4、敏感 5、自制 6、礼貌 7、忠诚（敬业、责任感） 8、得体 9、注重细节 10、做事周到 （五）秘书的心理素质 1、平衡的心态（自信、幽默感） 2、善于缓解压力 3、良好的意志 4、良好的适应性并乐于助人 (六）秘书的职业道德 第二章办公事务处理标准 一、接待工作 （一）待客基本原则 1、诚恳热情 2、讲究礼仪 3S 3、细致周到 4、按章办事 5、保守机密 （二）前台接待 1、流程 客户来访→礼貌接待→问明来意