行政事务管理(1-4节).pptVIP

第七节 通讯工作 一、广义的通讯工作：语音通讯、数据通讯 二、通讯工作的作用。 1、提高管理水平 2、增强办事效率 3、树立良好形象 三、通讯工作的原则 1、及时 2、安全 3、经济 4、准确  四、通话的程序和要求 一）拨打电话 1、准备：查号、内容 2、通话：自报家门、确认对方身份、表达简练、复述要点 3、结束：道别、挂机 二）接收电话 1、接听准备：铃声2-3声、左手接右手记 2、接听中：复述要点、做好记录、认真倾听 3、结束：礼貌、转告 五、各种意外电话的处理 1、灾害电话：如实记录、即刻报告、传达指示 2、纠缠电话：礼貌谢绝、转达留言、挡驾 3、匿名电话：以礼相待、记录内容及时转达、了解对方 4、推销电话：问清来由，请示领导；根据规定婉拒 5、恐吓电话：保持警惕周旋拖延；录音留证；及时报告或报警 6、性骚扰电话：挂机、斥责警告；录音留证 7、错打电话 ：以礼相待 六、传真的优点 1、逼真 2、迅速 七、文秘人员寄发邮件的程序和要求。 1、查对：地址姓名；邮编；标记；签署；附件 2、登记：日期、发件单位、编号、性质、件数、份数、签收人 3、封装：筒、捆、套、袋 4、交寄：核对、签字 5、结算： 八、文秘人员接收邮件的程序和要求。 1、点收：清点（件数、地址、包装完整）、签字 2、分拣： 3、拆封：领导亲启、涉密 4、登记： 5、分发 ：分类 ? 九、文秘人员应熟悉和掌握的邮政业务。 1、国内函件 2、包裹 3、特快专递 4、国际邮件 5、电子信函 第八节 保密工作  一、保密工作的意义。 1、国家安全与利益 2、社会稳定 3、经济与科技发展 4、领导工作成败 二、如何做好文书保密工作？ 1、涉密文件撰制：起草时提出意见、领导签发、草稿管理、印制在指定场所、控制份数、校样废页销毁 2、涉密文件传递：专人负责、盖密封章、包装牢固、传递渠道 3、涉密文件承办：逐份登记、及时收回、注意办理范围、定期核查、审批后再借阅 4、涉密文件移交：清点核对、签字盖章、监督、专人保管、专册登记、专柜存放 5、档案资料管理：签字审批 6、废旧资料销毁：编造销毁目录、核对审批、指定场所、监销人员 7、复印机管理：审批登记、指定复印 三、如何做好会议保密工作？ （一）会前 1、评估秘密程度 2、制定保密计划与措施：与会者资格审查、行动限制、通信管理、 3、会场安检 4、文件资料管理：份数、人员 （二）会中 1、与会者保密教育 2、执行保密纪律 3、保密技术 4、会议精神传达 四、商务保密的内容和方法。 一）内容：商业秘密、科研、经营策略、生产工艺、、 二）方法： 1、行政：设立专门组织、明确范围、制定规章制度、开展宣传教育、开展保密检查、保密奖惩 2、法律：签订合同、协议 3、经济：奖励 4、技术：提高防窃密能力；配备技术防范设备 五、文秘人员如何讲究保密艺术？ 1 、熟记范围2、按章办事3、弄清身份4、判断用意5、以礼拒绝6、佯装不知 第一节 日常工作 一、值班工作 1、值班的类型：（1）按职责范围：综合值班、专项值班（2）人员分工：固定值班、轮流值班（3）按时间特征分：永久性、临时性 2.值班工作作用：联络作用、过滤作用、应急作用、窗口作用。 3.值班工作任务：承接上级指示、负责电话应对、接待来访人员、掌握领导的行踪、承办临时事项、确保机关安全、编写值班材料。 4.值班工作制度：岗位责任制度、请示报告制度、交接班制度、保密制度、安全防范制度。 5、值班人员的要求：认真负责、待人热情、高度警惕 二、印章管理 1.印章的作用：权威作用、代表作用、凭信作用 2.印章刻制：法定组织的成立，由批准该组织的上级领导机关刻制并颁发公章，本组织无权刻制公章。印章的规格，一般由现状、尺寸、字形、图形、排列等项目组成。刻制印章，必须慎重选择合适的承制单位，履行正式审批手续，实行严格的监督。 3.印章的颁发：由上级领导机关向其所属下级领导机构颁发。 4.印章的使用：一般应经本机关领导批准，办理签批手续，文秘人员不要擅自作主。建立用印登记簿。 5.印章的保管：专人保管、在办公室内使用、文秘人员亲自盖章、保持印章清洁、防丢失防盗。 案例：1998年2月27日下午1时许，上海市某区某养鸡场会计于某拿着一份该场拖欠某粮油公司52万余元债款的“还款计划”急匆匆走进镇政府办公室，找镇政府秘书姚某，于会计是受单位负责人丁某之托来盖担保章的。姚某稍稍瞄了一下就毫不犹豫地打开抽屉盖了章。第二年6月，养鸡场由于经营不善，未能履行还款义务，法院判决镇政府承担赔偿责任。 三、领导日程安排 1.领导日常活动的范围：接待、走访慰问、庆典仪式、