静宜大学文书电子化作业办法.PDFVIP

靜宜大學文書電子化作業辦法 民國 97 年 06月 11日行政會議通過 第一章 總則 第一條 本校為使辦理文書之收發、製作、傳遞、交換、歸檔等作業流程有所依 循，並推動文書電子化作業，提升公文處理效 率，特依據行政院秘書 處所頒布之「文書處理手冊」及行政院研究發展考核委員會「文書及 檔案管理電腦化作業規範」及本校實際作業訂本辦法。 第二條 本辦法所稱文書，係指處理與本校校務相關，不論其形式或性質如何之 一切資料，凡本校與機關、人民往來之文書，或校內通行之文書，均 包括在內。 第三條 本校各單位由一級登記桌、二級登記桌專責處理收、發文工作，隨到隨 辦，隨辦隨送，不得積壓。 第二章 收(分)文處理 第四條 校外來文由文書組統一收受。各單位則由一級登記桌（指定專人）擔任 單位收文，並設登記桌處理來文。 第五條 文書組收文人員需於每日上班時段內定時執行收文作業；來文誤寄達本 校或有疏漏，應以通知原發文機關處理。 各單位如有未經文書組收文、且受 文者以本校為名義之校外來文含各( 單位 )應送文書組循收文程序分辦，不得自行擅作處理。 第六條 校外來文之分文由文書組負責。 第七條 文書組收文人員於收受紙本公文後應即進行掃瞄建檔儲存，並將公文 含附件( )之影像檔傳送至承辦一級單位簽辦，已掃瞄之紙本原件併送承 辦一級單位簽收。 校外紙本來文之附件如逾 20頁，附件所使用紙張如逾 A4 紙張大小時， 或屬現金、支票、領據、憑證、有價證券、圖表、海報、書籍、任免令、 獎懲令、聘書、獎狀、名冊、證明、執照、契約書等，以及貴重、大宗 物品因確實無法以電子交換傳遞，或需保有原始憑證者，得不掃瞄，採 實體附件傳送。 第八條 文書組收文人員收受紙本機密文件毋需拆閱，於公文封加蓋收文章戳、 登錄「密不錄由」後一律交請秘書室簽收處理。 第九條 來文涉及兩個一級單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之權 責單位為主辦單位，並會請相關單位簽註意見後彙辦。 1 第十條 一級單位登記桌於收到實體附件簽收單，應確實填寫簽收時間，並立即 送請主管批示或依其授權分送承辦單位。 第十一條 承辦單位收受之公文，認為非屬本單位承辦者，應敘明理由經單位 一級主管核閱後，即由一級單位退回文書組改分文，釐清業務區分 並收集判分公文之依據，以免輾轉延誤。 第三章 發文處理 第十二條 機關對機關之發文作業，統一由文書組對外發文。校內單位之發文 作業，得以該一級單位主管經程序核可後，由承辦人發文。 第十三條 經判行之對外發文由承辦單位依前條之規定傳送文書組核對確認 後，續行電子交換 （如不符合電子交換條件之公文，仍以紙本發文）， 文稿副知承辦單位後，由文書組歸檔。 第十四條 委員會聘函作業：委員若有校外人士，統一由文書組發文；委員若 為校內教職員工生，可用一級單位主管名義，經相關程序核可後， 由承辦人發文。為落實公文無紙化，校內委員聘函以電子郵件寄送 各位委員，委員視需要自行列印。 第十五條 發文處理採電子交換，但發文之附件如逾 20頁，或屬現金、支票、 有價證券、圖表、海報、書籍、任免令、獎懲令、聘書、獎狀、匾 額、名冊、證明、執照、契約書，貴重、大宗物品，以及依法規定 應加蓋印信之文件如研究計畫申請書、研究計畫結案報告、研究計 劃支出憑證、領據等，確實無法電子交換之實體或須