华中师范大学研究生院印章管理办法.docVIP

华中师范大学研究生院印章管理办法 一、总则 1．为加强和规范研究生院印章管理，维护印章的严肃性，确保印章安全使用，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）及《华中师范大学印章管理办法》，结合研究生院实际，特制定本管理办法。 2．本管理办法所指印章包括研究生院行政公章、院领导签字章、院内各部处公章、业务专用章等。? 二、印章刻制 1．研究生院印章由学校根据国家规定制发,由院办公室负责统一办理，并设专本备案登记，任何处部和个人均不得自行刻制和更换印章。 2．经学校批准新成立的机构印章的刻制，由用印处部门提出刻章申请，根据印章有关规定，确定印章的内容、规格、样式，经院领导批准后由院办公室报学校刻制。 3.印章的更换，由相关处部提出刻章申请，经院领导审批后由院办公室报学校刻制。 4.遗失印章的补办，由院办公室出具补刻印章证明，附上印章作废声明，报学校办理补刻印章手续。 5.相关处部领取印章时，必须办理交接签收手续。更换印章的，原印章必须交回院办公室统一处理。 三、印章启用 新成立机构刻制好的印章和因单位名称变更、机构撤并、公章样式改变等原因刻制的印章均须送院办公室办理备案手续，同时将原机构印章交院办公室送学校销毁。 四、印章保管 1.印章保管要有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等信息。 2.印章由专人管理，不得擅自委托他人代管。院行政公章由院办公室专人管理，各部处业务章由各部处指定专人管理。 3.印章管理人员如遇特殊情况外出，必须事先将印章移交办公室领导或由领导指定人员暂为代管、使用印章，并作好交接手续。 4.印章存放应有安全防范措施，谨防丢失和盗用。如印章遗失应及时上报，按规定办理遗失声明，并报有关部门备案。 5.印章原则上不得携带外出使用，确因特殊情况需要携印外出使用时，须书面请示院领导批准并由印章管理人员随行监印。 6、印章应及时维护、确保其清晰、端正。 五、用印范围 1.研究生院行政公章使用范围 (1)以研究生院名义印发或报送的文件、文书，包括各类请示、报告、通知、通报、决定、计划、纪要、函件、报表、申请表、审批表等; (2)与校外同级（含以下）单位联系、商洽工作的介绍信和公函等; (3)以研究生院名义出具的证明材料等; (4)按照有关方面要求应加盖研究生院印章的文件、材料等。 2.领导签字章的使用范围 一般性程序审批等需要加盖领导签字章的材料。 3.各部处公章及业务专用章的使用范围 各部处公章及业务专用章原则上只能用于业务范围内的工作文件等。 六、用印程序 1.使用公章应严格履行审批及登记手续,严禁滥用公章发文、发函、出具凭证。使用公章前,除已有院领导签批的用印不用审批外，其它事项的用印，经办人应填写《研究生院用印审批表》,经部处负责人审阅签名,并在《公章使用登记表》登记后，方可加盖公章。 2.领导签字章须经领导本人同意或授权后方可使用。 3.以研究生院名义签订协议等涉及单位重大利益的文书，须经院长签字批准后方可盖章。 4.院工作人员个人办理各类储蓄、购房、学历学位等私人事务需加盖院公章的，须请示院领导同意后方可用印。 5.一般不接受外单位人员到印章管理人处直接办理用印。 6.对加盖印章的材料，落款必须与印章一致，属代章的应在落款处注明“(代章)”，对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文书,可拒绝加盖印章。 8.用印位置须恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。 七、附则 1.凡未经批准违反本办法擅用研究生院印章的，将给予当事人及相关负责人严肃处理。 2.本办法自公布之日起实施。 研究生院用印审批表 用印部门 用印日期 用印项目内容 印章类别 ◎ 院行政公章 ◎ 院领导签字章 用印数量 经办人 部处负责人审批签字 研究生院负责人审批签字 备 注