2019年监理信息及档案管理细则.pdf

监理信息及档案管理细则 JL-SS-00-04-01 分类名称：服务提供SS 编号：JL-SS-00-04-01 版本： 2017-01 信息及档案管理细则 批准人 钱立锋 职务 总经理 发布文号 发布日期 2017年3月1日 生效日期 2017年3月1日 1 目的 为规范在监理过程中形成各类监理信息档案和影像资料，具有真实性，完整 性和有效性，并符合公司管理体系运行的相关规定，满足工程竣工备案和城建档 案的归档要求，及档案电子化管理和有效开发利用的要求。 2 适用范围 本细则适用于本公司承接监理项目，在实施服务提供过程中监理项目部的档 案和影像管理工作。 3 依据标准 3.1 《建设工程监理规范》GB50319-2013 3.2 《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001 3.3 《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117-2007 3.4 《城市建设档案管理规定》（2011年修订）建设部90号令 3.5 《管理手册》JL-QHSE-M-2015 3.6 《文件和资料管理办法》JL-QHSE-00-01 3.7 《监理服务项目管理办法》JL-SS-00-04 4 释义 4.1 监理信息资料 监理信息资料是指在监理日常工作之中所形成的反映监理工作情况的信息， 具体包括文字、影像、计算机软件、光盘等。 4.2 监理项目归档资料 项目竣工验收合格后，对监理资料进行整理，按照规定形成档案文件，向有 关档案部门报送和移交。 4.3 电子档案 经过整理、归档后，具有参考和利用价值，并作为档案保存的建设项目（工程） 电子文件。本公司电子档案主要通过信息平台收集，竣工后生成。 天津中海工程管理咨询有限公司 第 1 页 共 40 页 监理信息及档案管理细则 JL-SS-00-04-01 5 职责 5.1 技术部 是信息档案的监督检查部门，负责监理项目文件和归档资料的监督检查与指 导工作。 5.2 总监理工程师 5.2.1 项目信息资料管理的第一责任人，负责对项目信息资料管理的组织策划； 5.2.2 负责落实专管人员，明确各专业监理人员的相关职责和要求； 5.2.3 负责配置必要的管理设备，并对项目部的信息资料工作负责指导、检查和验证。 5.3 专业监理工程师 负责本专业范围相关监理信息资料的记录、收集、整理和编制等工作。 5.4 现场信息管理员/资料员 5.4.1 负责监理信息资料的分类编目、存储传递、立卷归档、有序管理和档案 移交等工作。 5.4.2 及时转交、传递、处理各文件和资料，发现问题及时与各专业监理工程 师联系，确保文件资料的完整、准确、有效； 5.4.3 定期到现场巡视，负责现场各种信息的收集、计算机存储、信息的分析 和处理工作； 5.4.4 负责建立监理工作台账； 5.4.5 负责草拟监理项目部所发出的通知、纪要、报表等文件，整理完交总监 理工程师审查，印后发至相关单位或人员。 5.5 监理部档案管理员 5.5.1 负责指导和检查现场资料的管理工作； 5.5.2 负责项目资料移交到监理部的归档工作。 6 工作程序 6.1 监理项目部信息资料管理 6.1.1 信息资料管理步骤 信息资料管理步骤分为收集一存储一传递一反馈。 6.1.1.1 信息资料的收集 a. 监理项目部对本项目服务过程中产生的各类信息资料，按照监理规范、 b. 文件归档整理规范和地方档案管理规定等有关规定要求进行收集。 天津中海工程管理咨询有限公司 第 2 页 共 40 页 监理信息及档案管理细则