秘书助理的必备技能.pptVIP

1、挡驾 2、打断 3、中止 三、应变挡驾的技巧： * 用语规范礼貌； * 主动通报单位、身份、事由及请求帮 助的事宜； * 问清对方单位、身份、事由及联系电话； * 语气亲切温和，语调平稳，语速稍慢， 口齿清楚，音量适度 * 耐心倾听，完整、准确地作好记录； * 及时传达、处理和反馈。 四、办公室电话礼仪 1、有效利用电话 .计划： .分批： .计时： * 通话要求： .态度和蔼 .态度要认真 .头脑敏捷 .动作敏捷 电话交谈效果=声音的质量70%+话语30% ?说话语调的高低。 ?说话速度的快慢。 ?通话时的措辞。 ?双方所处的环境。 ?双方表现的态度。 3、电话过滤 4、接听/拨打电话的良好开端 5、电话记录 2、影响电话交谈质量的因素 秘书/助理的职责 第四章 ·工作目标 你知道如何协助上司取得最具成效的结果？ · 高层次的思考 ·工作计划： 上司的日程安排可分为年度计划、当月 计划、每周计划、每天计划等形式。 第一节、与上司的协调管理 “越位”的主要表现: 决策越位、 表态越位、 权限越位、 答复问题越位、 在某场合越位 一、到位、越位、补位 * 准备阶段 思想准备 组织准备 资料准备 * 出访阶段 * 结束阶段 二、制定上司的日程安排计划的方法 三、秘书/助理随从上司出访的工作程序 第二节、目标管理 一、目标设定需注意的六个方面： 二、目标设定七个步骤： 案例（6）： 请问您如何处理？ 科学的时间观念是现代人的基本素质之一，有效的时间利用是现代人（尤其是下级）成长的基础。 第三节、时间管理 一、工作的优先度 重要的、急需的 重要的、不急需的 急需的、不重要的 日常的 二、识别时间陷阱 · 美国著名企业管理家爱伦·莱金提出的美国广播公司ABC法： A必须做的 B应该做的 C能够做的 · 意大利贵族、瑞士洛桑大学教授、统计学家兼经济学家帕莱托的80/20规则 法国哲学家布莱斯·巴斯卡说：“把什么放在第一位，这是人们最难懂得的。” · 计划自己的工作日（定性、非定性） 效率=恰当地完成工作 效果=完成恰当的工作 作为一个职业助理、秘书，你的效率应该非常高（即你有很好的办公技能）。但是要想“脱颖而出”，你还得注重工作效果。 第四节、危机管理 危机并不总是远离我们，一个清醒和成熟的管理者，必须细心领悟和随时准备实施危机管理。 第五节、办公室6S管理 无论自己在与不在，一个优秀的助理、秘书都会让办公室井井有条 第六节 工作情绪管理 * 情绪智力五个方面 * 情绪产生的根源 * 心理上的认知错误，大体有八种现象 * 调节情绪的方法 * 让工作/生活丰富多彩的12个重要原则 第五章 沟通与协调 掌握高级交流技巧的秘书和助理 是上司和公司的巨大财富。 ·秘书/助理应当具有怎样的公共关系意识？ 案例（7） ：他遇到了谁 案例分析（8）： 　　一字不当，令客商拂袖而去。 案例分析（9）： 　　一言不妥，令兄弟部门不悦。 案例分析（10）： 　　一语不慎，险致上司失和。 　　 一、秘书/助理的沟通指导 1）秘书、助理的自我认知 2）改进自我 3）沟通是一种过程 4）沟通是一种相互作用 5）有效的沟通 二、秘书/助理与部门沟通协调能力三、双赢的沟通意识 案例（ 11 ）： 无敌大律师 四、工作中协调同事与下属间的矛盾 处理与协调同事间的人际关系 不可否认的是，人际交往都有一定的原则和技巧，都要有意识的去实践，只有这样，才能拥有良好的人际关系。 案例（12）：“打招呼” 五、秘书/助理与上司沟通 * 随时进行自我心理调整 * 掌握合适的上下关系 * 了解并理解上司 * 加强沟通，积极向上反馈信息 * 一视同仁，坚持等距交往 3、让上司喜欢的20妙计 1、下级上行交往的基础2、下级上行交往的艺术 六、报告/联络/商量的