大连理工大学实物档案管理细则-大连理工大学档案馆.PDF

大工档 〔2018 〕12 号 大连理工大学实物档案管理细则 根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等 法律法规和《大连理工大学档案管理办法》，结合我校实际情况制 定本管理细则。 一、实物档案管理基本原则 （一）学校各单位、各部门及个人在教学、科研、管理等各 项活动中直接形成的具有保存、查考、研究价值的物品均属于实 物档案。 （二）实物档案是学校档案的重要组成部分，必须实行集中 统一管理，确保完整、准确、系统、安全，任何单位、部门和个 人不得据为己有。 （三）实物档案实行分层保管的原则。凡能够反映学校特色 的具有保存价值的实物，应由档案馆集中保管；能够反映各单位、 各部门局部特色或不易搬运的大型实物，经档案馆拍照登记后可 由各单位、各部门保管。 （四）实物档案的归档工作实行“三纳入”，即纳入学校各单 位、各部门部、处、室的年度工作计划和规划；纳入管理制度； 纳入管理人员的职责范围。做到“四同步”，即布置、检查、总结、 1 验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收实物档案工作。 （五）学校各单位、各部门均为立档单位。各单位、各部门 要有一位负责人分管档案工作，并确定兼职档案员，兼职档案员 要协同学校档案馆认真做好实物档案的收集、整理、归档工作。 二、实物档案归档范围 实物档案一般包括以下几个类别：荣誉奖品类、书信画作类、 纪念礼品类、废弃印章类、校史文博类及其他实物类。实物档案 的保管期限为永久。 为便于管理，学校领导、院士学者、校友等人物档案与实物 档案合并管理，档号编制以实物档案为准，档案实体以人物为单 位集中存放。 详细内容见附件《大连理工大学实物档案归档范围及保管期 限表》。 三、实物档案的归档流程及要求 （一）归档流程 1.组件 实物档案以“件”为保管单位，一个具体实物作为一件，同 一类型或内容的若干件实物可组成一件，所有实物均要有文字说 明。 2.分类编号 根据实物档案的形成时间和类别，按照“归档年度号+实物档 案分类号+保管单位号”的格式编制档号： 2 20XX—SW1X — （0001～N ） 三级目录 保管单位号 二级目录 实物档案分类号 一级目录 归档年度号 （1）归档年度号为4 位阿拉伯数字； （2 ）实物档案分类号见下表： SW 12—— 荣誉奖品类 13—— 书信画作类 14—— 纪念礼品类 15—— 废弃印章类 16—— 校史文博类 17—— 其他实物类 （3 ）保管单位号从000 1 开始，以件为单位依次排序。 3.装具 实物档案应装入具有防尘防水的装具材料中，并在装具材料 上标记档号。 4.录入 归档的实物档案需逐一录入特殊类档案管理系统，著录信息 尽量完整、准确，除非档案信息确实无从考证，原则上不得空项。 5.移交 各兼职档案员完成录入工作后，需填写《大连理工大学实物 档案移交登记表》，将实物档案统一移交至档案馆，档案馆负责对 全校各类实物档案进行接收、分类、编目、登记，装具，编制检 索工具和提供利用的统一管理。