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会议的筹划与管理 说 明 为了便于掌握会议服务的各项流程，更好地为公司会议做好服务保障工作，特制作本讲义供大家参考，讲义内容主要包含组织会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。 望随时提出修改意见 ，谢谢！ 会议的意义 会议是一个集思广益的渠道 会议是一种群体沟通的方式 会议的目的 开展有效的沟通 传达资讯 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 会议问题的管理原理 为什么要管理？ 管理 在特定的环境下，对组织所拥有的资源进行有效的计划、组织、领导、控制，以便达到特定的组织目标的过程 管理 提高效率— 谁来负责？ 达到效果— 谁来负责？ 会议的筹划与管理 流程图 会前准备工作（按顺序） 议题及参会人员范围的确定 会议场所的选定 会议通知的起草 申报会议预算 人员确认 设备准备 预定 车辆安排 会务通知起草 议程PPT制作 食品的采买 指导服务员工作 会议场地布置与熟悉 会中工作（按顺序） 会议室保障 汇报人员的保障 用餐的保障 娱乐的保障 住宿的保障 会后中工作（按顺序） 离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 设备归还 费用报销 会务总结 费用预算申请 1、场地费 2、住宿费 3、餐费 4、娱乐 5、食品 6、交通费 7、不可预见费 会务细节表  会间的组织服务 1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务 会场服务 转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程 会议的善后处理 1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作 会场清理 安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、归档 * * 手段：效率 结果：效果 资源利用 目标实现 会议管理的四大职能 计划 组织 领导 控制 会前准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理 选址确定 起草会议通知 会议预算 设备准备 预定会议室， 房间，用餐， 娱乐 车辆安排 起草会务通知 议程PPT制作 食品采买 指导服务员工作 场所布置与熟悉 会议室、汇报 人员、用餐、 娱乐、住宿 保障工作 人员离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 返回公司 设备归还 报销 会务总结 结束 确认议题及 参会人员范围 开始 人员确认 （住宿，交通） N Y 　 　 　 　 　 　 剪刀（1）、订书机（1） 　 　 　 　 　 　 　 插线板（1） 　 　 　 　 　 　 　 照相机（1）、摄像机（1） 　 　 　 　 　 　 　 打印机（1） 　 　 　 　 　 　 　 笔记本（1） 　 　 　 会务总结 26 　 　 白板笔（1）、白板擦（1） 　 　 　 费用报销 25 　 　 激光笔（1） 　 　 　 设备整理 24 　 　 电子白板（1） 　 　 　 会后结帐 23 　 　 无线麦（1） 　 　 　 会场应急 22 　 　 投影幕（1） 　 　 　 文件发送、传递信息 21 　 　 投影机（1） 　 　 　 接听电话、安排事情 20 　 　 借还设备-- 10 　 　 房间安排 19 　 　 车辆安排（时间表、用车人、接机、机动用车） 9 　 　 购买用品、水果 18 　 　 用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊要求） 8 　 　 会务通知 17 　 　 确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求） 7 　 　 预算申批、借支票 16 　 　 会场预订（大小、桌椅放置、温度、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰） 6 　 　 会议通知 15 　 　 活动作业分工明细 5 　 　 娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、OK、网球 14 　 　 活动负责人 4 　 　 PPT提示，指引牌提示 13 　 　 会议时间 3 　 　 会间摆放（点心、水果） 12 　 　 会议项目 2 　 　 服务员指导工作 11 　 　 选择会议地点 1 核查 责任人 核查 No. 核查 责任人 工作项目 No. NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE * *