服务客户投诉处理的程序(检测检验机构).docVIP

XXX公司 程序文件 文件编号 XXX 服务客户及投诉处理的程序 程序文件编号 XXX 第 0 次修改 修订日期： 颁布日期：2015-10-01 第 PAGE \* MERGEFORMAT 72 页 共6页 XXX-PD-007、服务客户及投诉处理的程序 1. 目的 与客户建立良好的协作和沟通，达到客户满意，提高服务质量以及及时收集并正确处理来自客户和其他方面的投诉，改进本公司质量管理体系，增强客户的满意程度，特编制本程序。 2. 范围 对检测/检验报告提出异议、投诉、申诉；对检测/检验工作质量提出意见和建议；上级部门检查工作、复查时，对执行的方针政策和质量管理体系运行提出的问题和建议；对本实验室检测/检验工作工作性提出异议的解决、处理。 3. 职责 3.1客服专员应: 3.1.1负责本公司的业务受理、资料及样品审查和接待客户； 3.1.2负责与客户方的合作与沟通，组织征求客户的反馈意见，为客户提供检前、检后服务和开展客户满意度调查； 3.1.3受理客户的投诉并协助相关部门进行处理； 3.1.4按照规定的时间答复客户调查和处理结果。 3.2质量负责人应: 3.2.1负责主持投诉的调查、组织人员分析、处理客户的投诉； 3.2.2必要时组织管理体系的审核。 3.3监督员应: 3.3.1协助质量负责人对客户的反馈进行分析； 3.4.2协助质量负责人对投诉技术部分的核查。 3.4内审员应: 3.4.1参与质量负责人组织的管理体系审核。 3.5资料管理员应: 3.5.1保存客户的反馈意见，如客户满意度调查表等。 3.5.2保存客户投诉的信函； 3.5.3保存佳策测评公司处理投诉的文件； 3.5.4保存管理体系审核的文件。 4. 工作程序 4.1服务客户 4.1.1实验室所有人员应认真执行本公司的服务承诺和服务规范，提供确保质量的检测/检验服务。 4.1.2 实验室所有人员对客户的咨询应热情接待并给予清楚的答复。 4.1.3技术负责人组织测试部人员对客户提出的有关技术方面的建议和要求进行分析，在不违背检测/检验标准的前提下尽可能满足客户的要求。 4.1.4在确保其他客户机密的前提下，本实验室应允许客户或其代表合理进入实验室的检测/检验区直接观察为其进行的检测/检验工作。客户在参观过程中应遵守本实验室的相关管理制度，不允许摄影摄像，复印相关文件、报告等。 4.1.5当客户对检测/检验过程或结果存在疑问时，由技术负责人或意见解释人负责向客户解释说明。 4.1.6在整个测试过程中保持与客户沟通，应将检测过程中的任何延误或主要偏离通知客户，根据测试结果为客户提供意见和解释，并给予专业化的建议和指导。 4.1.7满足客户出于验证目的所需要的检测/检验和物品的准备、包装、发送要求。 4.1.8客服专员根据项目情况随机调查，但保证每年至少四次的客户满意度调查，通过电话、传真、电邮等方式征求客户的反馈意见。对收集的无论是正面的还是负面的反馈意见，应采用统计分析等方式进行分析，确定顾客的需求和期望及需要改进的方面，得出定性或定量的结果，报质量负责人，用于改进质量管理体系，提高检测/检验工作质量，完善对客户的服务。如果客户满意度调查中出现客户不满意的地方，则应按本程序4.2的要求进行处理。 4.1.9对客户意见中可以改进的方面由质量服务部制定纠正措施和预防措施，经质量负责人批准，实施改进并跟踪验证。分析处理的结果，可作为管理评审的输入。 4.2投诉和申诉 投诉的信息来源包括但不限于以下几种方式：客户的申诉、投诉；与客户的直接沟通；问卷与调查、网站客户信息反馈；来自消费者组织的报告；媒体的报导；行业研究活动等。 4.2.1受理 4.2.1.1客户专员应主动、热情、耐心地接待来自客户的来人、来电，尽可能详细问明情况并做好记录，记录后的文件交由质量负责人实施处理。遇重大投诉时，质量负责人应将记录报公司总经理批示。 4.2.1.2 对检测/检验报告的异议应在用户接到报告15天内以书面形式提出。 4.2.2 调查分析、确认事实 4.2.2.1申诉和投诉工作是反映服务质量的重要信息之一，受理后应及时和相关责任部门联系，通过调查核实，分析研究，在确认事实的基础上做出判断。凡涉及对实验室检测结果质量的投诉，由技术负责人负责组织相关人员调查核实，核实情况后，将调查结果填写XXX-TD-021《投诉处理记录》，并提交给公司总经理，投诉成立。凡涉及对实验室的工作程序、合同的执行、测试时限、管理体系执行等方面提出的投诉，由质量负责人负责组织相关人员调查核实，情况核实后，将调查结果记录在XXX-TD-021《投诉处理记录》中，并提交给总经理，投诉成立。 4.2.2.2涉及被投诉的人员应回避。 4.2.2.3如遇异议可与投诉者或信息来源处联系取证。 4.2.2.4质量负责人应对投