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OA系统常用功能简单使用教程
定义个人信息
登陆进OA系统,在右上角选择“控制面板”,然后在左边可以修改“个人资料”,用户登陆密码等信息。
注:在个人资料里补充完整好 手机号码,以便实时用手机接收工作短消息提醒。如下图:
内网电子邮件功能
在此只讲内部邮件。
内容邮件和平常使用的电子邮件系统在具体写邮件、收邮件、回复邮件上完全一样。
不同之处:
内部邮件也就是说仅限于有OA账户的人员使用,也只能给有OA账户的人员发送邮件,收发邮件也只能登陆OA系统进行发。
特别之处:
可以选择手机短消息提醒功能。让以让收件人实时知道有邮件需要查收。
如图:
1、点击标识1处,可以添加、删除收件人;
2、勾选内部短消息可以让收件人在登陆OA系统时弹出提标窗口(系统自动发送)。[详见短消息功能]
3、勾选使用手机短消息提醒,即是用手机短消息提醒收件人。(如果收件人在个人资料里没有填写手机号码,则无法发送到收件人手机上)[如果不是特别需要及时提醒收件人,可以不选择手机提醒]
内网短消息功能
内网短消息,即是像平常人与人之间发的便条一样,可以看作是 便条。用于内部传送内容不多,不是特别重要的消息。
如图:
1、0标注了短消息的使用入口位置;
2、1标注可以选择添加、删除短消息接收人员;
3、2标注是发送时间选择。[也就是说可以定时发送短消息]
内部短消息一旦发出,则由系统控制,检测发送时间:如果是空,则即时给接收人员弹出提示;如是填写的有时间,则在填写的时间由系统推送给接收人员,并弹出提示。
通知公告
不讲如何发布通知公告,只讲如何查看通知公告。
通知公告,一般是公司重大事情在公司内部进行通告。当发布通告后,可以查看的人员会接收到内部的提示短消息。如果没有,或错过,可以在“我的办公桌”-“通知公告”里面查看。标注为 “new”的表示自己还未查看。[查看了就不会有 new 标识了]
工作流
如何新建工作流
在
转交时如何选择经办步骤?
有时候,在某一步骤经办完后,可以多种结果:同意并转给一个步骤办理;不同意或需要修改。而且有些复杂工作流还可能出现几种转交情况。
首先看一下,本步骤可以转交给哪些步骤:
首先点击工作流-新建工作流-选择要办理的工作流:
如图:
标注1可以查看到第一步骤可以转交步骤2或步骤3
标注2,也可以,查看其流程图,更为直观
在办理转交时,就竟该转交给哪一步,这个由转交人控制(转交给哪一步就勾选哪一步,只能转交给一个步骤)。[部分流程添加了条件限制,如果不符合条件,会有提示][不同步骤办理的人员不同,所以选错步骤可能选不到人]
如何选择办理人员
点击选择人员,弹出框中,可根据部门和实际办理权限选择下一步骤的办理人员。
其中主办,则勾选主办,不是主办直接点选 名字即可。选择后 点击人员后面的红色X可以删除选择的人员。
注:各种办理人员区别
主办人:填写表格和经办意见,并负责流交流程;
经办人:只填写会签意见,并选择 办理完毕即可。
如果主办人和经办人不一样,或有多个经办人,如果每个经办人不办理完毕,则主办人也无法接交下一步。[系统限制了的]所以在选择办理人员的时候,如果是一个人可以办理的就不要多选人。
如何提醒工作流办理人员
工作流提醒分3类人员:下一步经办人员(推荐);第一个发起工作流的人员(推荐);全部所有参于办理的人员。
可根据实际工作需要 选择哪些人员需要提醒
如下图:
在每组人员中:可以分别选择用 内部短消息提醒(即时弹出框)(推荐);手机短信(推荐);内部电子邮件(不推荐)。
可根据实际工作需要 选择那哪种方式提醒
特别注意的时:消息内容,由于默认内容是系统限制了,但可以修改,可根据实际需要自己修改填写。(推荐填写方式:姓名+主要工作流程要办理的事项)
如何办理转交给我的工作流
当有新的工作流转交给自己时,如果没有提醒则可以在:工作流-我的工作 中查询:
未接收:表示我还没查看,不知晓;
办理中:查看了就表示已经知晓,即接收开始办理了;
办理中:从接收状态 到转交前都是办理中。
根据实际情况,选择未接收或办理中―――再点击右边工作流操作下面的主办、经办、或会签。即可填写意见或办理。
注:不一定要一次办理完并转交。当填写了一部分后可以按下保存,即可保存,下一次再办理。
如何会签工作流意见
在办理工作的同意可以填写会签意见。如下图
工作流常见问题
转交时找不到要实际要办理的人员?
在转交时始终提示,该步骤还人有未经办完,不能转交下一步?
转交给下一步了还需要我做吗?
转交给下一步主办人了后,我如何查看办理情况?
最后一步存档该如何做?
如果我的工作做错了想重做怎么办?
如果转交给我的工作不该我经办或者我无法办理,怎么办?
工作流结束了,其它人能看得到吗?
正在整理中,稍后发出。
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