董事会秘书室行政秘书职位说明书.docVIP

职位说明书 职位情况 职位名称 行政秘书 隶属部门 秘书处 职位编号 DB001 定编人数 1 职位关系 直接上级 董事长 直接下级 —— 间接上级 董事会其他成员 职务代理人 秘书处其他秘书 工作权限 业务权限 1.对会议决议事项的跟踪、督办权； 2.向各部门索要必要资料的索取权。 人事权限 —— 财务权限 —— 工作关系 所受监督 受董事长的工作监督 所施监督 对董事长下达给部门主管的工作事项实施监督 内部关系 与公司各部门的工作联系 外部关系 行业协会、政府部门、媒体、咨询公司等 工作概述 根据秘书处的主要工作职责及秘书处实际分工情况，协助董事长跟踪、落实行政中心和财务中心重大决议事项，协调其日常管理工作，并根据董事长的指示督查职能部门各项业绩指标的达成，起到上传下达的重要作用。 工作职责 1． 日常秘书工作 1.1 呈董事长签核文件的预审、整理及签后分发、下达； 1.2 接听电话，并做好记录； 1.3 董事长邮件、往来信件、传真等文件的收发管理； 1.4 董事长行程安排，做好交通、食宿等的衔接确定； 1.5 机票、酒店协议签订； 1.6 董事长出国证件办理、更换等； 1.7 负责保管相关印章； 1.8 做好来访客人的预约和接待工作，配合、协调相关部门完成前期准备工作； 1.9 负责向董事长报告由董事长下达的各项专案进展情况，协调配合各部门专案的进行； 1.10 整理、发布由董事会决议的公司组织架构，并对其归档整理。 2. 制度管理 2.1 代表秘书处执行《制度管理办法》的相关规定，根据公司发展的管理需要，协助人力资源部督促各部门完善适用于公司层面、部门层面等制度的制定及不定期检查实施情况。 3． 会议管理 3.1 负责董事会成员例会、临时会议的召集，包括会前的准备工作，会议记录，会后相关事项的下达、跟踪、落实及反馈； 3.2 受董事长的委托，列席参加除行政中心、财务中心及其下辖职能部门之外其他各中心、各部门的会议，传达董事长的意见及建议，会后及时向董事长报告会议内容、决议事项、项目实施情况等。 4． 文件、档案等资料收集与管理 4.1 负责公司内部各种文件资料的归档整理，包括公司档案（如增资变更资料）、公司荣誉、董事长个人荣誉、公司发展历程等相关文件； 4.2 根据董事会成员的指导及建议设想，协助完成重要文件、章程、规划方案的起草、修订工作及日常工作中各种指示、通知、通报、总结和信函等文件的起草； 4.3 根据董事长工作要求，收集行政中心、财务中心各部门的相关资料数据，提取重要信息以供决策参考； 4.4 根据董事长工作要求，通过和外部合作等方式，收集整理公司外部资料数据，协作组织公司经营项目的现状和前景调研，形成调研报告以供董事长决策参考； 4.5 根据公司日常业务开展需要，撰写、审核对外合同等相关文件。 5． 对外关系 5.1 协助董事长处理政府、同行业、协会、媒体等外部关系，受董事长委托代表公司进行对外活动、对外发布信息，提升企业形象； 5.2 代表董事长参加授权范围内的各种对外接洽，协助董事长出席各种社会活动。 6． 员工意见收集、处理 6.1 秘书处以各分管中心为单位，分别定期收集、整理及反馈员工意见，并由行政秘书汇总呈报董事会成员，由此积极妥善地处理公司与员工的关系； 6.2 积极配合人力资源部，对离职员工进行访谈、调查，收集、了解相关信息。对于突发性事件的及时追查，反馈、落实相关情况，做好事后跟踪。 7． 其他 7.1 公司重大活动的意见收集、整理； 7.2 结合公司发展实际情况，配合各部门申报项目； 7.3 公司半年度调薪的资料收集、整理； 7.4 董事会成员交代的其他临时事项； 7.5 董事长交待的其它临时事项。 业绩指标 KPI指标 目标值 指标定义或说明 工作目标达成率 100% 按期完成年度、季度或月度各项工作计划； 日常文秘工作 100% 准确、及时； 交办事项 100% 完成效率、质量、及时性； 文件处理 100% 及时性、流畅性； 信息传递 100% 上传下达的正确性、及时性； 文件起草 100% 规范性、合理性； 任职资格 身体条件 性别 女 年龄 24-30岁 身高 无特殊要求 视力 无特殊要求 相貌 无特殊要求 其它 无 学历要求 全日制本科及以上学历 专业要求 文秘、中文、管理等相关专业 经验要求 2年以上高级秘书工作经验 资格证书 —— 电脑水平 熟练操作word、excel、ppt等办公软件 外语水平 CET-6 个性特征 细心谨慎、责任心强、抗压力强、性情随和、较强的沟通和协调能力、计划条理性强、时间管理能力强、用于承担挑战性工作、团队精神。 能力素质 社会活动能力 B