办公室文员岗位职责.docVIP

办公室文员岗位职责 办公司文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、晚间报纸收发）工作职责： 接听、转接电话；接待来访人员。 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 负责总经理办公室的清洁卫生。 做好会议纪要。 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 负责传真件的收发工作。 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的等级。 做好公司宣传专栏的组稿。 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 做好公司食堂费用支出、流水账等级，并对餐费做好统计及餐费的收纳、保管。 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 社会保险的投保、申领。 统计每月考勤并交财务做账，留底。 管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。 接受其他临时工作。 直属部门：公司内各部门 直属上级：各部门经理或主管 使用范围：公司内各部门文员、一般工作人员 工作职责： 打字处理工作 信息的上传下达 文件归档、保管 工作记录 来访客人通报及接待 本工作区域清洁 主要工作： 完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报 完成日常的正常管辖范围内的工作 接听电话做留言记录、讯息处理 工作资料的保存、分类、归档、保管 前台文员的职责 负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认证记录并传达给相关人员，不遗漏、延误； 负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌； 对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到客户服务团队，定期将客户投诉记录汇总给副总经理； 负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净； 接受行政经理工作安排并协助人事文员做好行政部其他工作； 认真执行目标卡的管理规定，完成本部门分配的工作和任务。 前台文员服务规范 客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。 单个人问候标准语如下： “先生，您好！”或“先生，早上好！” “小姐，您好！”或“小姐，早上好！” “您好！欢迎来到xx公司。” 来者是二人，标准问候语则为： “二位先生好！” “二位小姐好！” “先生，小姐，你们好！” 来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好！” “大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！” 对已经知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下： “X先生好！” “X小姐好！” 对已经是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说你好之后，还可选用如下标准问候语： “先生，我记得您前不久（以前）来过我们公司，今天逛了，再次表示欢迎！” ①引导客户或来访者到咨询厅就坐，递上茶水，送上公司营销宣传资料； ②当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍先介绍主人，后介绍客人； ③引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意； ④进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回收关门； ⑤介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。 当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，则着西装，打领带。禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜子，口腔不卫生。 电话： 听到电话铃响后，至少在第三声铃响前拿起话筒； 听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下： “您好，XXX公司！”或“您好，这里是XXX公司！” 对方讲诉时留心挺并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问候，迅速判断出他有何需求？做出标准回话、 咨询家装业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无业务联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！ 找人：先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司X先生的电话，询问转接与否。） 不指明的电话，自己无法判断处理时，可坦白告诉对方，并马上吧电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人：通话简明扼要，不应长时间占线。 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。 1、接待工作/转接电话，是最基本的。代表公司第一印象，所以要求长相和身高，还有声音甜美。 正规点的公司通常还有如何工作也需要前台文员做 2.1新员工入职工卡制作 2.2办公室文具管理 2.3会议室的预定和投影仪等会议设备的管理及使用 2.4公司联络单的更新和管理 2.5酒店或参观预定 2.6订机票、船票之类 主要涉及到领导的行程安排时需要小心处理，给他