工作中实用分类整理方式.pptxVIP

工作中使用的 分类整理方式 Practical classification of work 为什么做 为什么要管好电脑文件？ 工欲善其事 必先利其器 这些悲催的情况有没有？ 老板 电话的一端客户要的资料怎么也找不到？ 应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！ 站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！ 电脑文件最容易乱的地方在哪里？ 文件管理的真谛 在于文件方便、快速提取 科学地分类 和 规范化命名是文件 管理的精髓所在 电子文件三要素 硬 盘 —— 一棵树 分 区 —— 大的枝桠 文件夹 —— 分枝， 内嵌文件夹 —— 小枝桠 文 件 —— 树叶， 同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间 某一个文件所在的地方：分区\文件夹\子文件夹\文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。 要素之一：文件存放路径 要素之二：文件保存属性 能看的！ 能改的！ 只能看！ 不能改！ 防修改！ 一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除 存档 只读 隐藏 文件类型 格式 格式特征 纯文本文件 TXT格式 格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少。 XML格式 遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换。 版式文件 PDF格式 遵循ISO/DIS 19005《文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。 CEB格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。 SEP格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。 要素之三：文件分类-常见电子文件格式1 要素之三：文件分类-常见电子文件格式2 文件类型 格式 格式特征 格式化文本文件 RTF格式 格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。 WPS格式 支持数字签名、可向其他文本格式转换。 图像文件 TIFF格式 支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。 JPEG格式 遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 GIF格式 支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 PNG格式 支持无损压缩、格式透明、易于转换。 要素之三：文件分类-常见电子文件格式3 文件类型 格式 格式特征 音频文件 WAV格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换 MP3格式 遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。 WMA格式 内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。 视频文件 AVI格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。 MOV格式 格式紧凑、易于转换。 MPEG格式 遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。 如何去做 为什么做 电脑文件的“5S”管理 5S 整理 整顿 清扫 清洁 素养 整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke) 整理Seiri 1S 目标： 把需要的文件以定位、定量 以便用最快的速度取得所需。 整理Seiri 1S C:D:E:F:四个盘符标准规划为： 整理Seiri 1S 适合的文件夹 (科学地分类) 适中的层级数 (结构的深度) 控制文件夹 与文件的数目 50-100个 整理Seiri 1S 文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是： 文件夹名＝ 2位数字 +“-”+ 文件夹名” 如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”……。 文件名 ＝ 2位数字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演讲比赛”、“02 –培训课件”……。 这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。 一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：演讲比赛”、“