秘书学与秘书实务教材.pptVIP

（五）善言 语言得体 言之有理 掌握策略 正确运用辅助手段 （六）渐进 心理距离是指个体对外界信息，特别是负面信息的心理承受度。 影响领导者心理距离的主要因素 ●期望因素 ●品质因素 ●情感因素 ●信息因素 心理距离原理的运用 渐进原则在秘书向领导者进言，特别是在领导者出现重大失误并造成严重后果而进言时，显得尤为重要。此时，秘书应当根据心理距离的原理，运用下列方法和策略： 先安慰和肯定，后分析和否定 ； 先历史、外部和客观原因，后现实、内部和主观原因 。 （七）谦让 与领导者同时出现在公开场合时，应当保持低调，不可喧宾夺主。 在成绩和荣誉面前善于谦让，不同领导者争名夺利 。 在领导者处于非理性状态时，要克制、忍让 。 六、正确处理与领导群体的关系 （一）领导者之间矛盾的类型 1.思想分歧 2.事权冲突 3.个性差异 4.利益对抗 5.感情不和 （二）处理与领导群体关系的要求 1.正确认识 领导者之间的相互矛盾和分歧，是矛盾普遍性的体现。 2.一视同仁 同时面对多位领导者，要做到： 态度上一视同仁 关系上不分亲疏 3.巧妙化解 ●灵活沟通 ●折衷调和 ●淡化处理 积极沟通 消极沟通 4.保持中立 对于领导之间的利益冲突和感情对立尽量回避 无法回避时，严守中立 任何场合下都不议论领导之间的矛盾 转达意见，全面、准确，不以好恶取舍 第三节 秘书与同事的关系 一、秘书与同事关系的特点 （一）合作性 （二）竞争性 （三）二难性 二、秘书处理同事的关系的原则 （一）真诚友善 （二）豁达合作 （三）低调谦逊 第四节 秘书与社会公众的关系 一、秘书与社会公众关系的特点 （一）对象广泛 （二）渠道多样 （三）事关组织形象 2．备忘法 （1）手册备忘法 （2）台历备忘法 （3）黑（白）板备忘法 （4）电子备忘法 （三）请示报告的方法 1．请示的方法 （1）请示的范围 请示的范围必须是秘书自己难以处理或无权处理的事项。 下列情况必须请示 领导重要活动的安排； 重大信访案件的处理； 重要客人的接待； 上级机关领导批示的办理； 领导关心和临时交办的事项； 无法按照常规处理的新情况、新问题。 （2）请示的形式 ●口头请示（包括当面请示和电话请示） ●书面请示（包括文书、传真、电邮） ◆书面请示要一文一事，并请领导批示或正式批复 （3）请示的要求 ●对口请示 ●协调请示 ●逐级请示 2．报告的方法 （1）报告的范围 秘书报告的范围应当适度，范围太小，不利于领导掌握信息，影响领导作出准确判断，范围太大，也会浪费领导的时间和精力，干扰领导的工作。 下列情况秘书必须报告 秘书部门整体工作情况； 内部发生或与本组织有关联的危机事件； 群众信访反映的重要意见和举报申诉事项； 领导决策和批示的办理结果； 领导临时交办的重要事项的完成情况； 秘书对改进领导工作的建议； 通过其他渠道收集的对领导决策有用的信息; 领导人要求秘书报告的其他信息。 （2）报告的种类 报告分为口头报告和书面报告。书面报告的具体名称很多，如调查报告、研究报告、情况报告、工作报告、建议报告、答复报告、简报、信息等等。 （3）报告的要求 内容必须真实可靠、准确清楚； 报告要及时，规定答复或反馈时限的，应当按时报告； 主旨鲜明，条理清楚 书面报告应当文字简要,不夹带请示事项。 第四章 秘书的人际关系 第一节 秘书人际关系概述 一、秘书人际关系的含义 人际关系是人们在社会活动中建立的，借助思想和感情、语言和行为所表现的吸引与排斥、合作与竞争、领导与遵从等互动关系。 秘书的人际关系是在秘书职业活动范围内建立的人际关系，其性质属于业缘关系。 二、秘书人际关系的构成 （一）秘书与领导者的关系 领导者包括秘书直接服务的本级机关的领导者、间接服务的上级和下级机关（或其它部门）的领导者以及秘书部门的首长（如秘书长、办公室主任等）。由于秘书活动的根本对象是本级领导者，秘书人员直接为本级领导者提供综合服务，因此与本级领导者的关系是秘书人际关系的核心。 （二）秘书与同事的关系 同事一词广义上是指同一单位的工作人员，因此上下级关系的工作人员也可以称为同事。但这里所称的秘书与同事的关系，专指秘书与领导者以外同一单位工作人员的关系，包括与秘书部门和其他部门的工作人员的关系，也包括与同一单位中普通员工的关系。 （三）秘书与社会公众的关系 这里所说的社会公众指的是本单位、本系统以外与秘书存在工作