总账业务系统流程分析.doc

烟台大学文经学院论文（设计） PAGE PAGE 6 总账业务系统流程分析 [摘要]：总账系统根据会计准则和本单位的会计业务规则，对需要产生凭证的其它系统的单据设置自动出账模板，选择出账单据后系统自动生成相应凭证，对手工编制凭证设置相关约束，使会计总账处理变得更为简单、安全、有效，增强对会计出账规范性操作。 本论文主要是了解总账管理系统的主要功能以及其与其他系统间的数据关系，熟悉总账管理系统的操作流程，掌握总账管理系统中的各选项的含义，理解总账初始化的工作内容，掌握如何进行总账日常业务处理等。 关键字：总账系统；主要功能；总账初始化；流程分析 总账是会计信息系统的核心子系统的核心子系统，适用于各行各业进行财务核算和管理工作。基于信息化平台的财务处理不仅仅是对手工会计处理方式的简单模拟，而是借助计算机数据运算速度快、海量数据储存和查询方便的特点，从会计科目体系构架、数据分类查询和汇总、精细项目核算等多方面超越了传统会计的局限性，为提升企业管理水平奠定了基础。 总账管理系统的主要功能包括了总账系统初始化、凭证管理、出纳管理、辅助核算管理以及月末处理。 总账初始化：是由企业用户根据自身的行业特性和管理需求，将通用的总账管理系统设置为适合企业自身特点的专用系统的过程。总账初始化主要包括系统选项设置和期初数据录入两项内容。 凭证管理：凭证是记录企业各项经济业务发生的载体，凭证管理是总账系统的核心功能，主要包括填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账、查询打印凭证等等。凭证是总账系统数据的唯一来源，为确保数据源的正确性，总账系统设置了严密的制单控制保证凭证添置的正确性。 总账管理系统属于ERP财务管理系统的组成部分，它既可以独立运行，也可以同其他系统协同运营。总账管理系统与其他系统间的数据关系如图： 总账管理系统的业务流程：初始设置、填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账、账簿查询、银行对账、自动转账、对账、结账、打印 总账管理系统的应用流程指示了正确使用总账管理系统的操作顺序，有助于帮助企业实现快速应用。一般来讲，各业务系统的应用大都划分为三个阶段：系统初始化、日常业务处理和月末处理，总账管理系统也遵循这一规律。 一、总账管理系统初始化主要包括选项设置和期初余额录入。 选项设置：为了最大范围的满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合自身个性特点的应用模式。系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程，用友总账系统将参数分为7个页签。 1．凭证页签：（1）制单签证，此项主要设置在填制凭证是系统应对哪些操作进行控制。设置内容包括：制单序时控制，支票控制，赤字控制，可以使用应收受控科目。（2）凭证控制，包括现金流量科目必录现金流量项目，自动填补凭证断号，凭证录入时结算方式及票据号必录。（3）凭证编号方式，系统提供系统编号和手工编号两种方式。 2.账簿页签:用来设置各种账簿的输入方式和打印要求等。 3.凭证打印:凭证打印用来设置凭证的输入方式和打印方式等。主要包括：（1）合并凭证显示、打印。（2）打印凭证页脚姓名。 4.预算控制。 5.权限页签：（1）制单权限控制到科目。（2）制单权限控制到凭证类别。（3）操作员进行金额权限控制。（4）凭证审核控制到操作员。（5）出纳凭证必须经由出纳签字。（6）凭证必须经由主管会计签字。（7）允许系修改、作废他人填制的凭证。（8）可查询他人凭证。 6.会计日历页签:（1）可查看各会计期间的起始日期与日期，以及启用会计年度和启用日期。(2)可查看建立账套时的一些信息：账套名称、单位名称、行业性质等。（3）可以修改数量小数位、单价小数位和本位币精度。 7.其他页签：（1）外币核算方式。（2）排序方式。 期初余额录入：企业账套建立后，还需要在系统中建立基础档案和各账户的余额数据，才能接续手工业务处理进程。 准备期初数据：（1）年初建账。（2）年中建账。 录入期初数据：（1）末级科目的余额可以直接输入。（2）非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。（3）科目有数量外币核算时，还要输入相应的数量和外币信息。 进行试算平衡。 二、总账管理系统日常业务处理。 在总账管理系统中，初始化工作完成后，就可以开始进行日常业务处理了。总账管理系统日常业务处理主要包括凭证管理和出纳管理。 凭证管理：记账凭证是登记账簿的依据，是总账管理系统的唯一数据来源，因此凭证管理是总账管理系统最为核心的内容。凭证管理的内容主要包括填制凭证、凭证复核、凭证记账以及修改凭证、作废凭证、冲销凭证、凭证查询、凭证汇总等内容。 1.填制凭证：（1）凭证类别。（2）凭证类别。（3）凭证类别。（4）附单据数。（5）摘要。