【7A版】财务管控系统费用报销管理规定.docVIP

7A版优质实用文档 PAGE PAGE 6 7A版优质实用文档 编号：Q/GFGC006-20GG GGGGG信息科技股份有限公司 编制： 版次：A 审核： 财务管控系统费用报销管理规定 实施日期：20GG／1／1 批准： 目的 为了保证公司各项业务正常开展，开源节流，特制定本规定。 适用范围 本规定适用于公司员工因公借支的招待费、礼品费、差旅费、广告宣传费（含市场推广、活动费）等费用的事前申请及各项资产、费用报销。子公司参照执行。 职责 3.1分管领导负责各事前申请的归档工作。 3.2各部门经理负责所在部门的费用控制。 3.3各项目经理负责所负责项目的费用控制。 3.4财务审核人员负责报销单据审核、出纳负责履行完付款手续后的归档工作。 费用事前申请管理 4.1招待费、礼品、广告宣传费必须事前在系统中填写《费用申请单》，提交相关部门经理和分管领导批准后，方可支出。 4.2差旅费：需事前在系统中填写《差旅费申请单》并提交相关部门经理和分管领导批准后方可支出。 4.3员工报销需事前提交申请的费用，必须在系统中选中申请单号方能报销。 员工借支管理 5.1借支单填写要求：完整填写借款金额、事由、打款方式，如果是单位转帐，必须详细完整填写“单位名称、帐号和开户行”。 5.2如果是需要进行费用申请的借款，应按先费用申请再办理借款的顺序进行。 5.3现金还款流程：借款人直接到财务部还款并提供借款单号，出纳人员在收到现金后冲帐并打印还款单让还款人签字确认。 5.4报销冲帐流程：（1）报销人填写报销单据时选择“付款方式”为“冲帐”。如果报销人付款方式填写错误，可由财务审核人员修改付款方式后，递交出纳。出纳在归档后系统将发冲帐通知给报销人。 6.各项费用报销管理 6.1报销流程 6.1.1普通员工报销流程 （1）报销人员在业务发生后将原始单据粘贴完毕； （2）报销人在系统中填写费用报销单； （3）将费用报销单提交给上级领导审核； （4）将已提交的原始单据的封面注明系统单据号、金额、报销人签名后投递到部门单据箱内，并在登记簿中按单据号逐笔进行登记； （5）由上级领导将报销单提交给分管领导批准； （6）由分管领导将已批准的报销单提交给相关财务审核人员； （7）由财务审核人员根据递交的原始单据和系统中报销单进行审核； （8）财务审核后将报销单传递到出纳进行付款。 6.1. 6.1.2.1流程： （1）部门秘书（代报人）将报销信息填写完毕后提交所报销领导（报销人）确认； （2）报销人将确认的报销单提交相关财务人员审核； （3）财务人员审核后将报销单提交公司领导审核； （4）公司领导通过“返回上一步”即可通过审核。 6.1.2.2公司总监以上(含总监)可以由部门秘书代为提交。 6.1.3福利费支出的特别流程 6.1.3.1流程： （1）申请人填写报销单后提交给部门经理审批； （2）人力资源部经理审批； （3）分管人力资源部领导审批； （4）财务审核； （5）出纳付款或打款。 6.1.3.2证件在人力资源部经理审批的 6.1.4多部门报销的特别流程 6.1.4.1流程： （1）报销人录入表中各部门项目分摊的金额； （2）在备注中注明费用总额、分摊依据 （3）报销人部门领导和分管领导审批； （4）财务审核； （5）出纳付款或打款； 6.1.4.2经办人报销需要录入到多部门的费用，必须选择“分摊报销”。 6.1.4.3经办人统一将发生的公共费用分别录入到各部门，再由经办人分管领导统一审批。 6.2费用报销的具体要求 6.2.1 6.2.1 6.2. 6.2 6.2. 6.2.2加班餐费支出：报销 6.3报销注意事项： 6.3 6.3 6.3 6.3.4费用的类别必须根据发票或其他原始票据的真实内容选择，如果系统中的费用类别不能满足要求，请向财务部提出增加费用类别的申请。 6.3.5零星费用（如市内交通费、加班餐费）每月可以报销1-2次。6.7.5出纳在履行了报销手续后必须及时归档。 6.4管理人员审批要求 6.4 6.4 7.单据的传递和费用支付 7.1财务部每天2次到各部门收取已投递的原始单据，将原始单据和登记簿进行核对，核对无误后在登记簿上签名。每天到单据箱接收单据的时间：上午：9：00-9：30；下午：14：00-15：00。 7.2出纳收到审核无误的单据24小时内付款。在付款结束后通过系统归档提示报销人。如果是需要领取现金的报销人，在收到出纳归档提示后尽快到财务部领取现金。 8．奖惩措施 8.1严格报销的及时性，费用报销必须在费用发生之后两周内提起报销单，否则被视为违反超时报销规定。 8.2递交原始单据必须粘贴平整、规范，要在粘贴单右上角填写单据的流水号，在粘贴单的右下角签名，同时要注明该份原始单据金额，财务审核人员根据递交的原始单据，对照单据号