公司会议管理标准.docxVIP

会议管理标准 1、 目的 为规范会议组织、会议程序与会议宣传，加强对事业部经营、管理状况的学控，及时发现问题、 解决问题，提高会议质量与会议效率，提升会议管理水平，特制订本标准。 2、 适用范围 **企业 3、 术语解释 会议是指会议组织部门为了解决某些问题、或者出于某种目的而聚集到一起进行讨论、交流、 协调、决议的活动。 4、 职责权限 1综合管理部： 1. 1负责本标准的建立及执行监督； 4.1.2负责事业部级季度会议、半年度会议、年度会议及本部门提起的专项会议的组织实施； 2市场营销部 4.2.1负责本部门提起的专项会议的组织实施； 2. 2负责事业部级会议文字与照片资料的记录存档 2:3负责事业部级会议的宣传工作； 3其它各部门 3.1负责本部门提起的各类专项会议的组织实施； 3. 2负责所组织会议的文字与照片资料的记录存档； 3. 3负责所组织会议的宣传工作。 5、 正文 1会议类型 1. 1专项会议； 1.2季度会议 1.3半年度会议 1.4年度会议 5?2会议内容 2. 1专项会议 ——各部门因需召开的专项问题解决、专项项目推进、专项事务通报等临时性会议，需跨部门人员 参加的由会议提起部门负责人审批，由提起部门负责组织实施； ——时间、地点、参会人员与会议内容均由会议提起部门提出要求。 5.2.2季度会议 ——召开时I可、地点、参会人员、会议内容等在召开会议前一周由综合管理部以发文形式通知； 2. 3半年度会议 一一召开时间、地点、参会人员、会议内容等在召开会议前一月由综合管理部以发文形式通知； —一可与季度会议合并召开； 2. 4年度会议 2. 4. 1会议时间：提前三个月确定年度会议时间并开始组织工作； 5. 2. 4. 2会议地点：根据会议召开规模可在外部租赁合适的会议室； 5. 2. 4. 3参会人员：由综合管理部指定参会人员与各部门、中心提交参会人员相结合的方式确定； 5. 2. 4.4会议内容 一一总结、规划：对上年度进行总结，对下年度进行战略发布； 一一表彰、激励：对表现突出的团队和个人进行表彰与激励； 一一文化宣贯：文化助推战略目标实现，文化贯彻团队与个人表彰； 5. 2.5专项会议 5. 3会议流程 5. 3. 1专项会议 一一组织部门下发通知，根据需求决定发文通知或口头通知； ——收集会议所需资料，准备会场与会议所需设备； ——召开会议； ——如有重大事宜或对事业部有重要意义的事件，由组织部门决定是否进行宣传； ——会议决议跟进； ——由会议组织部门对专项会议形成的文字与照片资料存档； 5. 3. 2季度会议与半年度会议 ——下发通知：事业部级会议需在会议召开前一周内下发会议通知发文，并在会议开始前2日通知 到人，明确召开目的、时间、地点、参会人员与会议内容； 一一会议资料准备：会议所需的基础数据以及其它会议议题数据必须在会议举行前3天完成共享； 会议所需的分析报告必须在会议举行前1天提交至会议组织者。 ——会场准备：会议组织部门/主持人需提前1日定好会议室，并保持会议室干净、整齐。若出现临 时情况，需在会议开始前1小时通知各参会人员； ——会议所需设备准备：会议开始前10分钟内调试好会议所需设备，并准备所需物品； 一一召开会议：会议组织部门/主持人按照事前确定的流程和内容举行会议，控制会议流程，记录会 议内容，达成会议召开目标。与会人员需按次序发言，如有急事需更改发言顺序的应举手向主持人 示意，获准后可提前发言。 ——会议宣传：如有重大事宜或对事业部有重要意义的事件，由市场营销部决定是否进行宣传； 一一会议决议：由会议组织部门跟进、监督会议决议达成情况； ——资料存档：由会议组织人将会议形成的决议、其它文字内容与照片资料存档，以备查询。 5. 3. 3年度会议 一一由综合管理部牵头成立年度会议项冃组，各部门、中心共同参与； 一一出具年度大会策划思路并审批； ——年度大会的组织实施； 一一会议结束后宣传报道； 一一对年度大会的总结、改进建议； 一一由综合管理部对年度会议形成的文字与照片资料的存档。 5. 4会务要求 5. 4. 1会议纪律控制 一一无法参会人员，需向会议组织者请假并安排人员代为参会。 一一参会人员准时到会，点名时未在会议室视为迟到。迟到人员在会议开始前15分钟站立； 一一会议期间手机处于振动或静音状态，不得在会场内接听电话，如有重要电话应离场接听，以免 影响会议进程； ——遵守会议流程、尊重与会其他人员，会议发言应言简意赅、紧扣议题， 一一与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗。 ——会议过程中认真做好笔记，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务 5. 4. 2会议记录控制 ——本标准所涉及到的各类会议均需要做会议记录； ——事业部级会议记录由综合管理部安排