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国际ERMS功能需求标准比较研究及其启示 中国人民大学信息资源管理学院钱毅 ERMS功能需求规范研究实质是梳理电子文件管理相关概念、模型、流程、 规范的过程，为ERMS系统建设提供功能要求和最佳实践指南。本文涉及的国际 标准包括:IS015489、D0D5015. 2. MOREQ。 一、 概念定位： DOCUMENT 。文档，最宽泛的含义 。文档管理特别关注提供利用、系统流程和版本控制 RECORD 。文件，业务活动的固化物 。文件管理关注文件的真实性、可靠性、完整性和可用性。 ARCHIVES 。档案，长期和永久保存的文件 。档案管理重在长久保存和历史价值 二、 ISO 15489 TS015489-1：信息与文献——文件管理——第1部分通则 TSO15489-2：信息与文献——文件管理——第2部分 指南 ■自2001年9月15日由国际标准化组织正式发布 ■第18次IS0/TC46/SC11会议报告报道，IS015489文件管理国际标准将是 继IS09000后销售排名前十位的ISO标准。 IS015489的几大目的： 首先，为文件管理任务的完成提供综合管理的指南和具休工作的原则与方 法：制定和评估文件管理方针政策和战略；制定和评估文件管理规划；制定和评 估文件管理程序；文件系统设计和实施及其评估。 第二，为机构文件管理系统功能需求的设计、分析和评估提供国际认可的准 则和依据。用于指导业务系统和文件系统的系统集成。 第三，为文件管理最佳实践的实施提供国际认可的管理框架。 第四，为文件管理责任的承诺和绩效分析提供审计和测评的框架。 第五，为评估机构文件管理是否能满足业务活动要求，管理水平是否先进提 供国际公认的目标管理与测评体系； 笫六，用于提高机构全体员工的文件管理意识和促进机构高级管理层对文件 管理的重视。 IS015489文件管理过程和控制： ■确定需捕获的文件 ■确定文件的保存时间 ■文件捕获 ■登记 ■分类 ■存储和保管 ■利用 ■跟踪 ■处置计划的实施 ■对文件管理过程的记录 三、DoD 5015. 2-STD DoD 5015. 2-STD《电了文件管理软件应用系统设计标准》是根据美国国防部 导则5015.2《国防部文件管理计划》颁布的，1997年11月发布第一版，2002 年6月修订发布第二版，2007年5月颁布第三版。 该标准是美国国防部在各个过程环节上实施文件管理的指南，规定了美国国 防部各部门在实施其文件管理而使用电子文件管理应用软件吋，所必须满足的强 制性基木功能需求，并规定了密级标识、存取控制、和其它过程以及文件管理应 用系统需要的选择性特征。该标准述依据NARA的管理要求规定了美国国防部电 了文件管理所必须满足的最低功能需求。 ■ 口前该标准的维护和管理软件的测试认证工作由JITC负责。 DoD5015. 2需求描述结构： ■第2章强制需求 ■笫3章 密级文件管理 ■第4章与隐私权法案和FOIA相关的文件管理 ■第5章移交 ■第6章选择性功能需求 DoD5015. 2 影响 ■对美国国家档案与文件署的影响，对美国档案专业领域的官方态度的引 导。 1998年11月18日,美国国家档案馆馆长Johnw. Carlin致信美国国防部, 正式认可JTTC为DoD5015. 2标准开展的软件认证工作的权威性。 NARA同意其他联邦机构采纳并实施DoD标准。 针对DoD5015. 2的软件测试是由美国国防部国防信息系统部下属的联合互 操作测试组负责，测试名称为“文件管理软件一致性测试和评估”，该一致性测 试是为了检验文件管理系统是否满足DoD 5015. 2-STDo 四、M0REQ背景与作用 1背景 ?过程 。第一?版MoRcq于2001年发布，由DLM论坛和欧盟委员会合作完成。 。2005年，DLM论坛升级和扩展原有MoRcq规范，2008年初的发布M0REQ2。 。MoRcq2的重耍特征是第一次包括了测试和认证体制。 。2010年发布moreq2010,提供更为灵活和扩展架构，模型需求被模块化取 代。 1 MOREQ2的作用评价 ? M0REQ2规范的实用性和可用性很强。它主要口的在于作为一个实践工具 帮助机构管理基于计算机的文件和纸质文件，以满足他们的业务需求。 MOREQ研制参考了传统档案学和文件管理学，并以适用电子环境的方式进 行阐释 M0REQ2010特点评价 MoReq2010旨在提供一系列好理解的，简单易懂的文件系统需求，以适应 多样的信息和业务活动、行业区域和组织类型。 ?采纳模块化和灵活的方式，允许它们和更专业和细致的、也许先前并没冇 被认为是文件系统的应用相结合。 MOREQ管理委员会 2008年DLM论坛成立了一个永久性的了委员会叫做“MoRcq管理委员会” 2009年MoReq管理