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XX公司文件和档案管理制度 目的 为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步规范档案管理工作秩序，特制定本制度。 2 适用范围 适用于本公司方针、目标、管理文件、适用的外来文件的控制。 3 相关文件 4 职责 （1）人力资源部负责文件的控制，并负责管理文件、与安全有关的外来文件及各种记录的接收、发放、更新和销毁等工作。 （2）总经理负责各管理制度文件的批准、发布和组织宣贯本公司的安全方针、目标。 （3）各有关职能部门负责本部门安全文件的编写、审核，以及对所到文件的管理工作。 5 内容与要求 5.1 本公司文件控制范围： 　　　①安全方针、目标； 　　　②各种运行记录表单； 　　　③技术文件：如操作规程、作业指导书等； 　　　④安全相关的外来文件；如国家标准、法律、法规、通知等 　　　⑤管理文件；如各项管理制度。 　 5.2文件的编号 　 （1）现行国家标准、行业标准和公司标准以原标准为准。 （2）管理制度编号为：XXXX—AQ—XXXX----XXXX, 其中第一个XXXX为公司英文简写，第二个“XXXX”为要素号+流水号，第三个“XXXX”为年份。例如RKSW-AQ-0101-2014代表XXX安字安全标准化管理文件第一要素（目标）第一个管理制度。 （3）运行记录的编号为“XXXX-AQ-XXXX”,其中第一个XXXX为公司英文简写 ，第二个“XXXX”为要素号+流水号。例如：RKSW-AQ-0101为第一要素（目标）第一个表单。 5.3文件的编写、审核、批准和发布。 （1）安全管理制度由安全管理领导小组负责组织起草，由安全管理领导小组副组长负责管理制度的审核，总经理负责文件的批准和发布。 （2）操作规范和有关技术文件和管理文件由相关部门负责编写，安全管理领导小组副组长审核，由总经理批准发布。各种记录表单由部门有关人员编写，本部门领导批准，经管理部备案后实施。 （3）公司至少每年要对管理制度或其它文件进行评审，当不能适应公司安全标准化管理时，可增加评审频率，修改后还要按（1）（2）进行批准。 5.4 文件的发放和更换 （1）由人力资源部负责在“文件发放登记表”上造册，确定发放范围，经分管副总批准后实施发放。发放应确保在使用处可得到有效版本的适用文件。顾客或来访者索取本公司安全管理制度时，须经安全管理领导小组组长批准。 5.5 文件的管理 （1）文件（包括适用的外来文件）的使用部门各自做好文件的收发、归档和借阅手续，文件的借阅须在“文件借阅登记表”上做好记录。 （2）人力资源部在每年末对文件的存贮情况进行一次检查，发现问题及时进行处理。 （3）文件的持有者，要妥善保管所发的文件，不得外借。 （4）文件的持有者调离本公司时，要到人力资源部办理归还手续。