文件流程管理系统.PDFVIP

文件流程管理系統 用戶手冊 系統介紹﹕3 登錄文件流程系統3 主菜單介紹4 文件之傳送/查詢4 列印標籤5 一般功能5 主頁6 文件記錄之輸入(內部﹐外來/外派) 6 內部文件之記錄輸入6 外來文件之記錄輸入7 外派文件之記錄輸入7 文件搜索7 文件的修改/刪除記錄8 文件之傳送/查詢9 傳送文件到其他部門9 確認接收文件 10 文件編號之替換/關聯 10 修改傳送流程 11 上載文件之處理 12 列印標籤 12 列印條型碼鐳射標籤 12 舊標籤之重新列印 13 安裝條型碼 13 流程綜合查詢 14 一般功能 15 文件統計數據 15 提交意見/報告運行錯誤 15 2/ 15 系統介紹﹕ 通過此資訊系統﹐記錄文件在本局所有部門中傳送的流程﹐以便追蹤文 件處理情況﹐正負本所在部門﹐傳送及接收時間﹐協助行政處理中文件追蹤。此 外此系統還提供文件上載服務﹐可以上載文件的電子版本或相關的文件﹐以便隨 時網上查閱。秘書可以利用此系統列印條型碼鐳射標籤。並提供相關聯文件號碼 查詢方法﹐可以知道其他相關文件的情況。 在設計之初﹐由于此系統涉及到所有的部門﹐用戶涉及面比較廣﹐故採用瀏 覽器方式﹐避免每個用戶需要安裝程序的繁復的情況﹐以IE 為默定的瀏覽器。 標識文件乃以鐳射條型碼之標籤貼于文件上﹐方便條型碼閱讀器快速讀入﹔ 每個需要追蹤文件在發出之前必需進行登記其事項﹐根據類型不同分為﹕內部文 件 — 港務局內部部門之間傳送文件﹔外來文件 — 港務局以外實體送至港務 局之文件﹔外派文件 — 港務局送派到外面的實體。 三種類型之標籤號碼第一 個字分別冠予 ‘I’﹐‘E’﹐‘S’以資分別。 行政暨管理廳 *IDAG0200265Q* “行政管理廳”標識發出部門﹐I代表內部文件﹐DAG 是行政暨管理廳的簡稱﹐接著的02代表2002年﹐余下有5位數字其及一位字母﹐ 5位數字是其部門的文件順序號(每部門每年可容納99﹐999號碼)﹐一位字母是 校驗碼—通過此碼以便電腦自動校驗輸入是否出錯。 登錄文件流程系統 基于安全的理由﹐所有的用戶必需登錄后才能使用此系統﹐以識別所有用戶 之部門及其權限﹐在其操作中能根據其權限決定所能操作的項目及所能瀏覽的資 料。在開始打開此系統 .mo/official_flow/ 時就進入登錄的 畫面﹕ 每個用戶輸入其員工證號碼﹐及密碼就可以登錄到系統的主頁。 3/15 主菜單介紹 進入到主頁後﹐在網頁的上部有以上的菜單。計有內部文件﹐外來文件﹐外 派文件資料的輸入及查詢﹐文件流程之傳送及查詢﹐列印條型碼鐳射標籤﹐及一 般功能。 內部文件﹐外來文件及外派文件包含有以下功能﹕ 其中﹕ 記錄錄入 — 把欲追蹤文件的事由﹐日期等事項輸入電腦﹐以便以後追蹤之 用﹐但三種類型文件所登記的事項不盡相同。 修改/刪除記錄 — 對錯誤輸入的記錄進行修改或刪除﹐注意﹕若該文件已 為其他部門所確認接收﹐則不能對其進行修改或刪除的操作﹐以保證接收方的利 益。 文件搜索 — 通過用戶輸入條件搜索所有符合條件的文件﹐無論是已經傳送 出去或仍未傳送的﹔通過其連接可以進一步查詢到相應的文件登記內容﹐流程分 佈﹐上載文件﹐相關聯的文件等。 文件之傳送/查詢 文件傳送/查詢包含以下功能﹕ 傳送文件到其他部門 — 此功能是當欲發出文件到其他部門時登記﹐並標明 正負本﹐欲發送部門及抄送給之部門。 接收來自其他部門文件 — 此功能為確認接收來自其他部門送給自己部門 之文件。 標籤號替換/關聯 — 此功能