第十讲 如何组织会议.pdf

第十讲 如何组织会议 第十讲 如何组织会议 实践与技巧 实践与技巧 主要内容 主要内容 一、会议准备 一、会议准备 二、参加会议 二、参加会议 三、会议的组织 三、会议的组织 四、会议后的工作 四、会议后的工作 五、群体、班组和会议的关系 五、群体、班组和会议的关系 【例子】：总裁办公会怎能这样开？ 【例子】：总裁办公会怎能这样开？ 开会于中国好比是骑自行车，全球数 开会于中国好比是骑自行车，全球数 量最多，水平却极差。在我们全力以赴开 量最多，水平却极差。在我们全力以赴开 各种名目的会议前，为什么就不能抽空想 各种名目的会议前，为什么就不能抽空想 想：一个好会到底应该怎么开？ 想：一个好会到底应该怎么开？ —— 摘自 《中外管理》9/2000，作者：石言 —— 摘自 《中外管理》9/2000，作者：石言 我是一家国有企业的会议秘书，目睹了一些经 理人开办公会时的种种不妥、不明智、不合理之 处，这里作一些列举以引起企业管理者的警醒。 1．会议太多，开了许多不必要的会。 2．参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员 并非十分必要。 3 ．会前不提前下发会议文件，到会上再临时发材料。 4 ．会议讨论时不控制议题范围和方向，随波逐流，大放其羊。 5．会前不与参会的副手沟通，致使会上当场出现严重意见分歧。 6 ．经理人不及时和正确地做出决定，使会议没有成果。 五种会议种类 五种会议种类  谈判会议  谈判会议  报告会议  报告会议  解决问题会议  解决问题会议  制定决策会议  制定决策会议  收集和交换意见会议  收集和交换意见会议 会议筹备和组织过程 会议筹备和组织过程 明确与会者及其角色 明确会议目的 制定会议计划 实施会议议程 明确会议目的 明确会议目的 决定会议是否召开的四条指针： 决定会议是否召开的四条指针：  信息共享  信息共享  动员激励  动员激励  信息传播  信息传播  解决问题和制定决策  解决问题和制定决策 与会者的角色 与会者的角色 一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色： 一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色： ▲开玩笑者――试图打破坚冰或设置伪装钓饵； ▲开玩笑者――试图打破坚冰或设置伪装钓饵； ▲守门人 （并不总是领导者）――试图把议题局限于议程上； ▲守门人 （并不总是领导者）――试图把议题局限于议程上； ▲恶意的鼓动家――经常反对即将达成的一致意见； ▲恶意的鼓动家――经常反对即将达成的一致意见； ▲议程制订者――把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中； ▲议程制订者――把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中； ▲反对者――寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议； ▲反对者――寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议； ▲啦啦队长――注重任何进展； ▲啦啦队长――注重任何进展； ▲倡导者――认为他需要提出一个特别重要的提议； ▲倡导者――认为他需要提出一个特别重要的提议； ▲提问者――问一些重要的问题，但有时是乏味的细节问 ▲提问者――问一些重要的问题，但有时是乏味的细节问 题； 题； ▲看着钟点等待会议结束的人――试图把要讨论的问题—一 ▲看着钟点等待会议结束的人――试图把要讨论的问题—一 列出并且敦促及早闭幕； 列出并且敦促及早闭幕； ▲支持者――支持最后一个人的