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會議管理課程大綱 前言 壹、會議結構與流程說明 貳、會議的目的與成功會議因素？ 參、有效的會議結構 肆、會議主持的程序 伍、會議參與者的技巧 陸、主持會議的技巧 柒、會議控制的技巧 捌、會議後續作業事項 玖、會議坐位安排 前 言 會必有議，議必有決， 決必有行，行必有果。 是大家對會議的共同期待， 是求問題的解決，工作目標的達成！ 會議的定義： 多數人聚集在一起討論議事。 壹、會議結構與流程說明 一、會議結構 (1)宣達 (2)檢討 (3)協調 (4)解決問題 (5)收集意見 (1)計畫 (2)執行 (3)確認 (4)修正 貳、會議的目的與成功會議因素？ 三、會議常見的問題 (1)未經深思及充分準備就主持會議 (2)會前未發開會通知 (3)開會議程未事先規劃 (4)無法控制討論主題 (5)沒有記錄會中決議及同意的行動計劃 四、會議異常的問題處理 (1)不必召開會議的方法 重点：a.目的 b.理由 c.方法 (2)不得不召开会议的理由 重点：具體與明確化 參、有效的會議結構 一.會議的計劃 二.議程規劃與通知 三.議程內容的準備 四.會議討論可能問題點 五.會議進行控制 六.會議總結及記錄 步驟一.計劃會議 1.1.想清楚你的確切目標 1.2.確定為什麼開會 1.3.列下主題 步驟二.議程規劃與會議通知 2.1規劃開會前確認事項： (1)確定出席者知道主題 (2)清楚標示各個主題討論目的 (3)出席名單及人員出席狀況確認 (4)不克出席者應預先取得主席同意，並指定職務代理人 2.2規劃開會進行流程結構： (1)宣佈開會的內容與時間配置 (2)報告出席的人數、時間配置 (3)報告會議的議程、時間配置 (4)宣讀上次會議記錄、時間配置 (5)報告上次決議案執行情況、時間配置 (6)進行本次會議預定討論事項、時間配置 (7)臨時動議、時間配置 (8)宣讀決議事項、時間配置 (9)宣佈散會、時間配置 2.3規劃開會後工作事項： (1)會議記錄擔當者 (2)會議內容校對 (3)會議內容呈報對象 (4)會議內容確認作業流程 (5)會議記錄分發作業與建檔 2.4準備開會通知注意事項 內容不要過於簡單或模糊 通知項目應適度的分類 最理想的會議通知時間是 “?天前” 步驟三.議程內容的準備 3.1.將討論主題依邏輯排列 3.2.分配每個主題討論時間 3.3.決定主題先後次序,以 “重要性”為主,非緊急性為次 步驟四.會議討論可能問題點 以下幾個思考點: 4.1.那些地方可能會出現問題? 4.2.這些問題存在多久了? 4.3.目前情況發展的趨勢或程度的後果? 4.4.分析診斷問題癥結? 4.5.有什麼解決方案? 步驟五.會議進行控制 在詮釋及行動先提示證據 避免其他人穿插不相關問題 不要停留在沒有決議的問題打轉 步驟六.會議總結及記錄 6.1.每個主題討論確定決議事項後, 主席應彙整並確認同意事項 6.2.製作會議記錄並定時追蹤執行結果 肆、會議主持的程序  第二階段 引出意見 伍、會議參與者的技巧 1.?如何做好會議的準備 2.會議中的溝通與報告技巧 1.?如何做好會議的準備 1.1 參加前的準備 1.1.1與會者有哪些人 1.1.2會議的目的 1.1.3應準備哪些資料 1.2 會議中應注意事項 1.2.1提早到會場 1.2.2不要中途離席 1.2.3儀容要整潔 1.2.4發言簡單扼要切中主題 2.會議中的溝通與報告技巧 2.1溝通技巧 2.1.1重點是說明內容 2.1.2對事不對人的要領 2.2報告流程 2.2.1首先報告結果 2.2.2其次報告內容 2.2.3最後報告建議 陸、主持會議的技巧與實務 6.1討論議題的技巧 A.會議一開始,主席應確認今天會議必完成議題準備討論事項  B.主持人也許可以提供一些選擇 C.主持人需要確認每一成員都知道要討論的議題及討論的目的 D.萬一議題內容太複雜,則需拆成幾個細目分類討論，避免誤會 及混亂是主席的責任 E.針對討論主題,適度甄詢專業人士的經驗或事實真相 F.在複雜問題討論過程中,主持人要適時協助過濾整